6 sai lầm thường gặp của doanh nghiệp khi tham gia bảo hiểm xã hội cho nhân viên

Tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp tại Việt Nam, đồng thời cũng là quyền lợi quan trọng bảo đảm an sinh cho nhân viên. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa – vẫn mắc phải không ít sai sót trong quá trình tham gia BHXH. Những sai lầm này không chỉ khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động.

1. Không đăng ký tham gia BHXH ngay khi ký hợp đồng lao động

Một trong những sai lầm phổ biến nhất là chậm đăng ký BHXH cho nhân viên sau khi ký hợp đồng. Theo quy định, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục tham gia BHXH cho người lao động ngay trong tháng đầu tiên kể từ khi hợp đồng có hiệu lực.
 Việc chậm hoặc không đăng ký có thể dẫn đến:

• Truy thu và phạt chậm đóng BHXH.
• Ảnh hưởng đến quyền lợi về ốm đau, thai sản, nghỉ hưu của người lao động.
• Mất uy tín với cơ quan bảo hiểm và người lao động.

Xem thêm: Quy định mới về việc đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với doanh nghiệp tại Việt Nam

2. Khai sai mức lương đóng BHXH

Nhiều doanh nghiệp chỉ khai mức lương cơ bản hoặc thấp hơn thực tế để giảm chi phí đóng BHXH. Đây là hành vi vi phạm pháp luật. Theo quy định, tiền lương đóng BHXH phải bao gồm: Mức lương, phụ cấp lương, và các khoản bổ sung khác theo hợp đồng lao động.

Khai sai hoặc đóng không đúng mức quy định sẽ:

• Bị truy thu và phạt hành chính.
• Gây thiệt hại cho nhân viên khi hưởng các chế độ BHXH (do căn cứ tính trợ cấp dựa trên mức đóng).

3. Không kịp thời báo tăng, báo giảm lao động

Một lỗi thường gặp khác là doanh nghiệp không cập nhật biến động nhân sự (nghỉ việc, thử việc chuyển chính thức, nghỉ thai sản, v.v.) kịp thời cho cơ quan BHXH.

 Hậu quả:

• Phát sinh nợ đóng hoặc thừa đóng BHXH.
• Gây khó khăn cho việc chốt sổ và giải quyết chế độ cho nhân viên.
• Có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

4. Không lưu trữ hồ sơ, chứng từ đúng quy định

Một số doanh nghiệp chưa chú trọng lưu trữ hồ sơ BHXH, như hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ nộp bảo hiểm, quyết định tăng giảm nhân sự... Khi có thanh tra, kiểm tra, việc thiếu hồ sơ sẽ khiến doanh nghiệp gặp rắc rối trong việc chứng minh nghĩa vụ đã thực hiện.

Giải pháp:

• Số hóa toàn bộ hồ sơ BHXH.
• Thiết lập quy trình quản lý hồ sơ nhân sự – tiền lương minh bạch.

5. Không nắm rõ quy định mới về BHXH điện tử

Từ năm 2024, tất cả doanh nghiệp phải thực hiện giao dịch điện tử BHXH. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa quen với hệ thống mới, dẫn đến:

• Nộp hồ sơ sai định dạng hoặc không đúng cơ quan.
• Chậm hạn đóng do lỗi kỹ thuật hoặc thiếu thông tin.

Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật quy định mới và hướng dẫn sử dụng phần mềm BHXH điện tử chính thống.

6. Không giải quyết quyền lợi BHXH cho nhân viên nghỉ việc

Một số doanh nghiệp chậm chốt sổ và trả sổ BHXH cho người lao động khi họ nghỉ việc, khiến nhân viên không thể tiếp tục tham gia hoặc hưởng chế độ ở nơi làm mới. Theo quy định, doanh nghiệp phải chốt sổ và trả sổ BHXH trong 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Vi phạm quy định này có thể bị xử phạt từ 2 - 4 triệu đồng cho mỗi người lao động bị ảnh hưởng.

Tuân thủ đúng quy định về bảo hiểm xã hội không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, mà còn thể hiện trách nhiệm và uy tín trong việc bảo vệ quyền lợi nhân viên. Một hệ thống quản lý BHXH minh bạch, chuyên nghiệp sẽ góp phần tạo dựng niềm tin và gắn bó lâu dài giữa doanh nghiệp và người lao động.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc đăng ký, đóng, hoặc quyết toán BHXH, Zora Consulting là đối tác uy tín sẵn sàng hỗ trợ. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp và quản lý nhân sự, Zora Consulting cung cấp:

• Dịch vụ tư vấn – khai báo – xử lý vướng mắc BHXH cho doanh nghiệp.
• Hỗ trợ chuyển đổi sang giao dịch BHXH điện tử nhanh chóng và chính xác.
• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, giúp doanh nghiệp yên tâm phát triển bền vững.