Chuyển đổi Giấy phép lao động khi thay đổi vị trí công tác hoặc đổi công ty: Thủ tục thu hồi và cấp mới

Trong quá trình làm việc tại Việt Nam, người lao động nước ngoài có thể thay đổi vị trí công tác, chức danh, hình thức làm việc hoặc chuyển sang làm việc cho một doanh nghiệp khác. Một trong những vấn đề thường được doanh nghiệp và người lao động quan tâm là: Giấy phép lao động (Work Permit) hiện tại có tiếp tục sử dụng được hay phải làm thủ tục cấp mới?

Giấy phép lao động được cấp trên cơ sở những thông tin và điều kiện cụ thể tại thời điểm xin phép. Vì vậy, khi các yếu tố liên quan đến việc làm thay đổi, doanh nghiệp không nên mặc nhiên sử dụng giấy phép cũ mà cần xác định trường hợp đó thuộc diện cấp lại, cấp mới hay phải thực hiện thủ tục thu hồi.

Bài viết dưới đây phân tích những vấn đề cần lưu ý khi người lao động nước ngoài thay đổi vị trí công tác hoặc đổi công ty, đồng thời trình bày quy trình xử lý giấy phép lao động cũ và thực hiện thủ tục cho giấy phép mới.

Giấy phép lao động có gắn với công ty và vị trí làm việc không?

Giấy phép lao động của người nước ngoài tại Việt Nam không phải là một loại giấy phép nghề nghiệp có thể tự do sử dụng tại mọi doanh nghiệp.

Thông tin trên giấy phép và hồ sơ cấp phép được xác lập dựa trên các yếu tố liên quan đến quan hệ lao động cụ thể, chẳng hạn như người sử dụng lao động, vị trí công việc, chức danh công việc, hình thức làm việc, địa điểm làm việc và thời hạn làm việc.

Điều này có nghĩa là người nước ngoài được cấp giấy phép để làm việc trong những điều kiện đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận. Khi những điều kiện này thay đổi đáng kể, giấy phép hiện tại có thể không còn phù hợp với công việc thực tế.

Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng giấy phép trước khi bố trí người lao động sang vị trí mới hoặc để người lao động bắt đầu làm việc tại công ty mới.

Thay đổi vị trí công tác có phải xin Giấy phép lao động mới?

Không phải mọi thay đổi trong công việc nội bộ đều được xử lý giống nhau. Việc có cần xin giấy phép mới hay không phụ thuộc vào bản chất của thay đổi và quy định áp dụng tại thời điểm thực hiện thủ tục.

Ví dụ, một người nước ngoài đang làm việc với chức danh chuyên môn cụ thể nhưng được điều chuyển sang một vị trí có tính chất và điều kiện khác đáng kể có thể phải thực hiện thủ tục liên quan đến giấy phép lao động trước khi đảm nhận vị trí mới.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi có thay đổi về:

• Vị trí công việc
• Chức danh công việc
• Hình thức làm việc
• Người sử dụng lao động
• Địa điểm hoặc phạm vi làm việc trong trường hợp pháp luật yêu cầu cập nhật
• Các thông tin quan trọng khác làm thay đổi căn cứ đã được sử dụng để cấp giấy phép.

Trong một số trường hợp, pháp luật có thể cho phép thực hiện thủ tục cấp lại khi thay đổi một số thông tin nhất định. Tuy nhiên, nếu sự thay đổi làm phát sinh một quan hệ làm việc mới hoặc người lao động chuyển sang vị trí không còn tương ứng với căn cứ của giấy phép hiện tại, doanh nghiệp cần xem xét thủ tục cấp giấy phép lao động mới.

Vì vậy, không nên chỉ dựa vào việc người lao động vẫn làm cho cùng một công ty để kết luận rằng giấy phép cũ chắc chắn còn sử dụng được.

Đổi công ty có sử dụng Giấy phép lao động cũ được không?

Đây là trường hợp cần được xem xét cẩn trọng.

Giấy phép lao động được cấp gắn với người sử dụng lao động và điều kiện làm việc đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận. Do đó, khi người lao động chấm dứt công việc tại Công ty A và chuyển sang Công ty B, giấy phép được cấp cho quan hệ làm việc tại Công ty A nhìn chung không thể đơn giản được chuyển sang Công ty B như một giấy phép dùng chung.

Công ty B cần xác định thủ tục lao động phù hợp trước khi sử dụng người lao động nước ngoài. Tùy từng trường hợp, giấy phép đã được cấp trước đó có thể là một tài liệu có ý nghĩa trong quá trình chuẩn bị hồ sơ mới, nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc Công ty B được phép sử dụng trực tiếp giấy phép do Công ty A đứng tên.

Đây là điểm rất quan trọng đối với các tập đoàn có nhiều pháp nhân tại Việt Nam. Việc người lao động chuyển từ một công ty thành viên sang công ty thành viên khác vẫn có thể làm thay đổi người sử dụng lao động về mặt pháp lý.

Khi nào cần thu hồi Giấy phép lao động cũ?

Khi quan hệ lao động hoặc căn cứ sử dụng người lao động nước ngoài chấm dứt và thuộc trường hợp pháp luật quy định phải thu hồi giấy phép, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục tương ứng thay vì để giấy phép cũ tiếp tục tồn tại mà không được xử lý.

Một số tình huống thường cần kiểm tra nghĩa vụ thu hồi gồm:

• Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động
• Người lao động nghỉ việc trước thời hạn của giấy phép
• Người lao động chuyển sang doanh nghiệp khác
• Nội dung công việc thực tế không còn phù hợp với giấy phép đã cấp
• Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hoặc không còn nhu cầu sử dụng người lao động
• Giấy phép hết hiệu lực thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục thu hồi theo quy định.

Việc thu hồi giấy phép cũ giúp xác lập rõ ràng rằng quan hệ làm việc dựa trên giấy phép đó đã kết thúc và hạn chế các vấn đề phát sinh khi người lao động thực hiện hồ sơ tại doanh nghiệp mới.

Thủ tục thu hồi Giấy phép lao động

Quy trình cụ thể cần được thực hiện theo quy định đang có hiệu lực và yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền nơi quản lý hồ sơ.

Thông thường, doanh nghiệp cũ cần xác định căn cứ chấm dứt hiệu lực của giấy phép, chuẩn bị giấy phép lao động đã được cấp cùng các tài liệu liên quan và thực hiện thủ tục trả hoặc thu hồi giấy phép theo yêu cầu.

Trong trường hợp không thể nộp lại bản gốc giấy phép, chẳng hạn giấy phép bị mất, doanh nghiệp cần chuẩn bị giải trình hoặc tài liệu phù hợp theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp nên lưu giữ tài liệu chứng minh việc đã xử lý giấy phép cũ. Những giấy tờ này có thể hữu ích khi giải trình tình trạng lao động của người nước ngoài hoặc khi chuẩn bị hồ sơ tại đơn vị sử dụng lao động mới.

Quy trình xin Giấy phép lao động mới khi đổi công ty

Khi người nước ngoài chuyển sang doanh nghiệp mới và thuộc diện phải có giấy phép lao động, doanh nghiệp tiếp nhận cần chủ động thực hiện thủ tục trước khi bố trí người lao động làm việc.

Bước 1: Kiểm tra điều kiện của người lao động

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định vị trí dự kiến tuyển dụng và điều kiện mà người lao động phải đáp ứng đối với vị trí đó.

Tùy theo trường hợp, người lao động có thể làm việc với tư cách nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật hoặc theo hình thức làm việc khác được pháp luật quy định.

Kinh nghiệm, bằng cấp, chức danh và tài liệu chứng minh của người lao động cần phù hợp với vị trí dự kiến.

Bước 2: Thực hiện thủ tục về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Doanh nghiệp cần kiểm tra thủ tục hiện hành liên quan đến nhu cầu tuyển dụng và sử dụng người lao động nước ngoài đối với vị trí dự kiến.

Đây là bước nên được thực hiện sớm bởi việc thay đổi công ty không chỉ đơn thuần là đổi tên doanh nghiệp trên giấy phép cũ. Về bản chất, doanh nghiệp mới đang thiết lập căn cứ pháp lý để sử dụng một người lao động nước ngoài.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ cấp Giấy phép lao động

Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm các nhóm tài liệu như:

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động
• Tài liệu chứng minh người lao động đáp ứng điều kiện đối với vị trí dự kiến
• Giấy tờ nhân thân và hộ chiếu
• Tài liệu liên quan đến sức khỏe theo yêu cầu
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc tài liệu tương đương khi thuộc trường hợp phải cung cấp
• Ảnh và các tài liệu nhận dạng theo yêu cầu
• Giấy phép lao động đã được cấp trước đây hoặc tài liệu liên quan nếu pháp luật cho phép sử dụng trong hồ sơ
• Các giấy tờ khác tùy hình thức làm việc và trường hợp cụ thể.

Đối với giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, dịch thuật và chứng thực. Một số giấy tờ hoặc trường hợp có thể được miễn hợp pháp hóa theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định liên quan.

Bước 4: Nộp hồ sơ và nhận kết quả

Hồ sơ được nộp tới cơ quan có thẩm quyền theo quy định áp dụng tại thời điểm thực hiện.

Doanh nghiệp nên tính toán thời gian xử lý đủ sớm, đặc biệt nếu ngày dự kiến bắt đầu làm việc tại công ty mới đã được xác định. Không nên chờ đến ngày người lao động chính thức chuyển công ty mới bắt đầu chuẩn bị hồ sơ.

Bước 5: Hoàn thiện các thủ tục sau khi được cấp phép

Sau khi có giấy phép lao động phù hợp, doanh nghiệp và người lao động cần tiếp tục kiểm tra các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng lao động, bảo hiểm, thuế và quản lý người lao động nước ngoài.

Đồng thời, việc đổi công ty cũng có thể ảnh hưởng đến tình trạng cư trú của người lao động.

Đổi công ty có ảnh hưởng đến Thẻ tạm trú không?

Có thể.

Trong nhiều trường hợp, Thẻ tạm trú của người lao động nước ngoài được cấp trên cơ sở bảo lãnh của một tổ chức tại Việt Nam và gắn với căn cứ cư trú cụ thể. Nếu người lao động chấm dứt làm việc tại công ty bảo lãnh và chuyển sang doanh nghiệp khác, tình trạng của Thẻ tạm trú hiện tại cần được kiểm tra.

Doanh nghiệp và người lao động không nên mặc nhiên cho rằng Thẻ tạm trú còn thời hạn đồng nghĩa với việc có thể tiếp tục sử dụng bình thường sau khi đã thay đổi công ty.

Tùy trường hợp, người lao động có thể phải thực hiện thủ tục liên quan đến thẻ hiện tại và xin cấp Thẻ tạm trú mới trên cơ sở giấy phép lao động hoặc giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn giấy phép lao động tại doanh nghiệp mới.

Vì vậy, kế hoạch chuyển công ty nên được xử lý đồng thời trên hai phương diện: lao động và xuất nhập cảnh.

Có nên nghỉ công ty cũ trước rồi mới xin Giấy phép lao động tại công ty mới?

Việc sắp xếp thời điểm cần được tính toán cẩn thận.

Nếu chấm dứt quan hệ lao động cũ quá sớm nhưng hồ sơ tại công ty mới chưa hoàn tất, người lao động có thể xuất hiện một khoảng thời gian mà căn cứ làm việc hoặc cư trú cần được xử lý lại.

Ngược lại, nếu bắt đầu làm việc tại công ty mới khi chưa hoàn thành thủ tục cần thiết, doanh nghiệp và người lao động có thể đối mặt với rủi ro về tuân thủ.

Một kế hoạch chuyển đổi tốt thường cần xác định trước: Ngày làm việc cuối cùng tại công ty cũ → xử lý giấy phép cũ → hoàn thiện hồ sơ tại công ty mới → có giấy phép phù hợp → xử lý tình trạng visa/Thẻ tạm trú → bắt đầu quan hệ lao động mới theo đúng điều kiện pháp luật.

Các bước có thể được chuẩn bị song song khi quy định cho phép để hạn chế khoảng trống giữa hai công việc.

Những lỗi thường gặp khi chuyển đổi Giấy phép lao động

Một sai lầm phổ biến là cho rằng giấy phép vẫn còn thời hạn nên người lao động có thể tiếp tục sử dụng tại công ty mới. Thời hạn còn lại của giấy phép không tự động cho phép người lao động làm việc cho một pháp nhân khác.

Sai lầm thứ hai là chỉ xử lý giấy phép lao động mà bỏ qua Thẻ tạm trú hoặc visa. Hai thủ tục thuộc các lĩnh vực quản lý khác nhau nhưng có liên hệ chặt chẽ trong thực tế.

Sai lầm thứ ba là không kiểm tra sự phù hợp giữa hồ sơ chuyên môn và vị trí mới. Một người từng đủ điều kiện cho vị trí tại doanh nghiệp cũ không nhất thiết tự động đáp ứng hồ sơ cho một vị trí có tính chất hoàn toàn khác.

Sai lầm thứ tư là chuẩn bị thủ tục quá muộn. Hồ sơ có tài liệu nước ngoài đôi khi cần thêm thời gian để xin cấp, hợp pháp hóa, dịch thuật hoặc chứng thực.

Cuối cùng, doanh nghiệp không nên sử dụng kinh nghiệm từ một hồ sơ cũ như một quy tắc cố định. Quy định về quản lý lao động nước ngoài và thẩm quyền, biểu mẫu, quy trình hành chính có thể thay đổi, vì vậy cần kiểm tra quy định có hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.

Phân biệt cấp lại và cấp mới Giấy phép lao động

“Cấp lại” và “cấp mới” là hai thủ tục khác nhau.

Cấp lại thường được áp dụng trong những trường hợp cụ thể được pháp luật quy định liên quan đến giấy phép đang tồn tại, chẳng hạn một số thay đổi thông tin hoặc tình trạng của giấy phép.

Trong khi đó, cấp mới được đặt ra khi cần thiết lập một căn cứ cấp phép mới cho việc sử dụng người lao động nước ngoài.

Do đó, khi thay đổi vị trí hoặc công ty, doanh nghiệp không nên tự xác định rằng chỉ cần “sửa” giấy phép hiện tại. Cần xem xét chính xác nội dung nào đã thay đổi và trường hợp đó thuộc thủ tục nào theo quy định hiện hành.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước khi người lao động đổi vị trí hoặc đổi công ty?

Để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, nên rà soát hồ sơ trước ngày dự kiến thay đổi công việc.

Trước hết, kiểm tra giấy phép lao động hiện tại, ngày hết hạn, người sử dụng lao động, vị trí và các thông tin liên quan. Tiếp theo, xác định chính xác vị trí mới và pháp nhân sẽ sử dụng người lao động.

Sau đó, rà soát bằng cấp, kinh nghiệm và các giấy tờ chuyên môn để bảo đảm người lao động đáp ứng điều kiện của vị trí mới. Đồng thời kiểm tra hộ chiếu, visa và Thẻ tạm trú để xây dựng kế hoạch cư trú phù hợp.

Nếu phải sử dụng giấy tờ được cấp ở nước ngoài, nên chuẩn bị sớm để tránh việc thủ tục hợp pháp hóa và dịch thuật làm chậm ngày bắt đầu công việc.

Thay đổi vị trí công tác hoặc chuyển sang một công ty khác có thể làm thay đổi căn cứ pháp lý của Giấy phép lao động của người nước ngoài tại Việt Nam. Đặc biệt, giấy phép được cấp trong quan hệ làm việc với một doanh nghiệp không nên được hiểu là giấy phép có thể tự do chuyển sang sử dụng tại một doanh nghiệp khác.

Khi có kế hoạch thay đổi công việc, doanh nghiệp và người lao động cần đồng thời kiểm tra ba vấn đề: tình trạng Giấy phép lao động hiện tại, thủ tục lao động cần thực hiện cho vị trí hoặc công ty mới, và ảnh hưởng đến visa/Thẻ tạm trú.

Việc chuẩn bị hồ sơ và lịch trình chuyển đổi từ sớm giúp hạn chế khoảng trống về tình trạng lao động, tránh việc người nước ngoài bắt đầu công việc mới khi chưa có căn cứ phù hợp và giảm rủi ro tuân thủ cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động.

Do quy định, biểu mẫu, cơ quan tiếp nhận và cách xử lý từng trường hợp có thể thay đổi theo thời điểm, doanh nghiệp nên đối chiếu quy định pháp luật đang có hiệu lực và yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền trước khi thực hiện hồ sơ.

Xem thêm: Hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài giữ chức vụ Giám đốc tại Việt Nam