Định danh doanh nghiệp FDI: Hướng dẫn đăng ký khi người đại diện pháp luật là người nước ngoài

Từ ngày 01/7/2025, cơ chế sử dụng tài khoản điện tử của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến đã có sự thay đổi quan trọng. Theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP về định danh và xác thực điện tử, tài khoản do Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho cơ quan, tổ chức chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/6/2025. Vì vậy, doanh nghiệp cần sử dụng tài khoản định danh điện tử của tổ chức để thực hiện các giao dịch, thủ tục thuộc phạm vi áp dụng từ ngày 01/7/2025.

Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), vấn đề thường phát sinh là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người nước ngoài. Trong trường hợp này, doanh nghiệp vẫn có thể đăng ký tài khoản định danh điện tử. Tuy nhiên, quy trình có thêm một bước quan trọng: người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài cần được cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 2 trước khi tiến hành đăng ký tài khoản định danh cho doanh nghiệp, hoặc sau đó có thể ủy quyền cho người đủ điều kiện thực hiện thủ tục theo quy định. Bộ Công an xác nhận việc cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 2 cho người nước ngoài đã được triển khai từ ngày 01/7/2025.

Định danh điện tử doanh nghiệp FDI là gì?

Định danh điện tử của doanh nghiệp có thể hiểu là việc xác lập danh tính của doanh nghiệp trên Hệ thống định danh và xác thực điện tử để doanh nghiệp có thể được nhận diện, xác thực khi thực hiện các giao dịch điện tử.

Theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP, danh tính điện tử của cơ quan, tổ chức bao gồm nhiều nhóm thông tin như số định danh của tổ chức, tên tổ chức, ngày thành lập, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế, mã số doanh nghiệp và mã định danh điện tử nếu có. Đáng chú ý, danh tính điện tử còn bao gồm họ tên và số định danh cá nhân hoặc số định danh của người nước ngoài của người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu thực hiện thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho tổ chức.

Quy định này có ý nghĩa đặc biệt đối với doanh nghiệp FDI bởi pháp luật đã dự liệu trường hợp người thực hiện thủ tục là người nước ngoài. Vì vậy, việc người đại diện theo pháp luật không phải công dân Việt Nam không đồng nghĩa doanh nghiệp không thể đăng ký tài khoản định danh điện tử.

Doanh nghiệp FDI có người đại diện pháp luật là người nước ngoài có đăng ký định danh được không?

Có. Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định tổ chức và cá nhân nước ngoài cư trú trên lãnh thổ Việt Nam thuộc đối tượng được cấp tài khoản định danh điện tử theo các điều kiện tương ứng. Bộ Công an cũng đã có hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp doanh nghiệp có người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài.

Theo hướng dẫn của Bộ Công an, trước hết người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài thực hiện thủ tục đăng ký tài khoản định danh điện tử mức độ 2. Sau khi được cấp tài khoản mức độ 2, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện đăng ký tài khoản định danh điện tử của tổ chức theo quy định tại Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ-CP.

Như vậy, đối với doanh nghiệp FDI, cần phân biệt hai tài khoản khác nhau: tài khoản định danh điện tử của cá nhân người nước ngoài và tài khoản định danh điện tử của chính doanh nghiệp. Tài khoản cá nhân mức độ 2 của người đại diện là cơ sở để thực hiện thủ tục đăng ký tài khoản của tổ chức trong trường hợp đăng ký trực tuyến.

Bước đầu tiên: Người đại diện nước ngoài cần có tài khoản định danh điện tử mức độ 2

Đây là bước doanh nghiệp FDI cần đặc biệt lưu ý. Theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP, người nước ngoài được cấp danh tính điện tử với các thông tin như số định danh của người nước ngoài, họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, thông tin hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế, ảnh khuôn mặt và vân tay.

Bộ Công an cho biết Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội đã phối hợp với Cục Quản lý xuất nhập cảnh triển khai việc cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 2 cho người nước ngoài từ ngày 01/7/2025. Do đó, nếu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp FDI chưa có tài khoản mức độ 2, doanh nghiệp nên ưu tiên hoàn tất thủ tục này trước.

Sau khi người đại diện được cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 2, việc đăng ký tài khoản của doanh nghiệp có thể được thực hiện thông qua VNeID theo quy trình dành cho tổ chức.

Có thể ủy quyền cho người khác đăng ký định danh doanh nghiệp FDI không?

Có. Người đại diện theo pháp luật không nhất thiết phải tự mình thực hiện toàn bộ thao tác đăng ký tài khoản định danh điện tử của doanh nghiệp.

Theo hướng dẫn hiện hành, người đại diện hợp pháp, người đứng đầu tổ chức hoặc người được người đại diện hợp pháp/người đứng đầu tổ chức ủy quyền có thể sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 để thực hiện việc đăng ký. Trên hệ thống cũng có lựa chọn xác định người kê khai là người đại diện hợp pháp hoặc là người được ủy quyền.

Đây là cơ chế đặc biệt hữu ích đối với doanh nghiệp FDI. Trong thực tế, người đại diện nước ngoài có thể không thường xuyên có mặt tại Việt Nam hoặc không trực tiếp phụ trách các thủ tục hành chính của doanh nghiệp. Sau khi đáp ứng điều kiện liên quan, doanh nghiệp có thể thực hiện việc ủy quyền cho cá nhân phù hợp để tiến hành thủ tục.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần bảo đảm việc ủy quyền được thực hiện đúng thẩm quyền và thông tin kê khai phải thống nhất với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp cũng như thông tin của người đại diện theo pháp luật.

Hướng dẫn đăng ký định danh doanh nghiệp FDI trên VNeID

Sau khi đáp ứng điều kiện về tài khoản định danh điện tử mức độ 2, người thực hiện thủ tục đăng nhập VNeID và truy cập chức năng dành cho định danh tổ chức.

Tại giao diện của ứng dụng, người đăng ký lựa chọn chức năng “Đăng ký định danh tổ chức”, thực hiện xác thực theo phương thức hệ thống yêu cầu, sau đó xác định tư cách của người kê khai. Người thực hiện có thể là người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp hoặc người được người đại diện hợp pháp ủy quyền.

Tiếp theo, người kê khai cung cấp các thông tin của doanh nghiệp theo biểu mẫu trên hệ thống. Các dữ liệu cần đặc biệt kiểm tra bao gồm loại hình tổ chức, tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, ngày thành lập và các thông tin định danh có liên quan. Sau khi kiểm tra tính chính xác của dữ liệu, người kê khai xác nhận thông tin và gửi yêu cầu đăng ký.

Khi yêu cầu được gửi thành công, hồ sơ sẽ được tiếp nhận và xử lý trên hệ thống. Doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái để kịp thời xử lý nếu có yêu cầu bổ sung hoặc có sự không thống nhất giữa dữ liệu kê khai và cơ sở dữ liệu liên quan.

Doanh nghiệp FDI cần kiểm tra thông tin gì trước khi đăng ký?

Một trong những nguyên nhân có thể khiến quá trình đăng ký gặp khó khăn là dữ liệu của doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật không đồng nhất giữa các hệ thống.

Do đó, trước khi gửi yêu cầu, doanh nghiệp nên đối chiếu tên đầy đủ của doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, mã số thuế, ngày thành lập, địa chỉ trụ sở và thông tin người đại diện theo pháp luật với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và dữ liệu đăng ký doanh nghiệp hiện hành.

Đối với người đại diện là người nước ngoài, cần đặc biệt kiểm tra họ tên, quốc tịch, thông tin hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại quốc tế và các thông tin đã được sử dụng để thiết lập danh tính điện tử. Nghị định 69/2024/NĐ-CP xác định đây là những thành phần quan trọng trong danh tính điện tử của người nước ngoài.

Nếu doanh nghiệp vừa thay đổi người đại diện theo pháp luật, địa chỉ trụ sở hoặc các thông tin đăng ký khác, việc bảo đảm dữ liệu đã được cập nhật đầy đủ trước khi thực hiện định danh sẽ giúp hạn chế tình trạng thông tin không khớp.

Vì sao doanh nghiệp FDI cần sớm hoàn tất định danh điện tử?

Mốc 01/7/2025 có ý nghĩa quan trọng bởi tài khoản do Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh trước đây cấp cho tổ chức chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/6/2025. Từ thời điểm sau đó, doanh nghiệp cần sử dụng tài khoản định danh điện tử của tổ chức trong phạm vi các thủ tục và hệ thống áp dụng cơ chế đăng nhập, xác thực mới.

Đối với doanh nghiệp FDI, việc chuẩn bị có thể mất nhiều thời gian hơn doanh nghiệp có người đại diện là công dân Việt Nam, nhất là khi người đại diện nước ngoài chưa được cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 2.

Vì vậy, trình tự phù hợp là kiểm tra tình trạng tài khoản định danh của người đại diện nước ngoài, hoàn thành tài khoản mức độ 2 nếu chưa có, rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp và sau đó thực hiện đăng ký tài khoản định danh của tổ chức.

Những vướng mắc thường gặp khi định danh doanh nghiệp FDI

Vướng mắc phổ biến đầu tiên là người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài chưa có tài khoản định danh điện tử mức độ 2. Trong trường hợp này, doanh nghiệp chưa nên chỉ tập trung xử lý trên tài khoản tổ chức mà cần hoàn thành điều kiện định danh cá nhân của người đại diện trước theo quy trình áp dụng cho người nước ngoài.

Một trường hợp khác là thông tin của người nước ngoài trên hệ thống định danh không thống nhất với thông tin đang ghi nhận trong hồ sơ doanh nghiệp. Sự khác biệt về cách thể hiện họ tên, số hộ chiếu hoặc thông tin của người đại diện có thể khiến quá trình đối chiếu dữ liệu phát sinh vấn đề.

Doanh nghiệp cũng cần tránh nhầm lẫn giữa tài khoản định danh điện tử của người đại diện và tài khoản định danh điện tử của tổ chức. Đây là hai chủ thể danh tính điện tử khác nhau. Việc người đại diện đã có VNeID mức độ 2 không đồng nghĩa doanh nghiệp đã hoàn thành định danh tổ chức.

Người đại diện nước ngoài không trực tiếp thực hiện thì doanh nghiệp xử lý thế nào?

Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không thuận tiện trực tiếp thao tác, cơ chế ủy quyền là giải pháp doanh nghiệp có thể xem xét. Sau khi người đại diện nước ngoài đáp ứng yêu cầu về định danh cá nhân, có thể sử dụng tài khoản đó hoặc thực hiện việc ủy quyền cho cá nhân khác có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 để thực hiện đăng ký theo quy định và hướng dẫn của hệ thống. Cổng thông tin Chính phủ cũng nêu phương án người đại diện nước ngoài sau khi được cấp tài khoản mức độ 2 có thể trực tiếp sử dụng tài khoản hoặc ủy quyền cho cá nhân khác đủ điều kiện để thực hiện đăng ký.

Đối với doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp nên đồng thời kiểm tra thông tin đăng ký doanh nghiệp và cơ chế đại diện được quy định trong điều lệ để xác định người phù hợp thực hiện hoặc ủy quyền thực hiện thủ tục.

Định danh điện tử không làm thay đổi tư cách pháp lý của doanh nghiệp FDI

Cần phân biệt thủ tục định danh điện tử với thủ tục đăng ký thành lập hoặc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Tài khoản định danh điện tử giúp xác thực danh tính của doanh nghiệp trong môi trường điện tử; việc cấp tài khoản không thay thế Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc các giấy phép chuyên ngành mà doanh nghiệp FDI phải có theo hoạt động thực tế.

Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định thông tin của tổ chức trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và các cơ sở dữ liệu có liên quan được cập nhật vào hệ thống định danh và xác thực điện tử để tạo lập số định danh và tài khoản định danh điện tử của tổ chức. Điều này thể hiện mối liên hệ giữa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp và danh tính điện tử nhưng không đồng nhất hai thủ tục với nhau.

Doanh nghiệp FDI có người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài vẫn có thể đăng ký tài khoản định danh điện tử của tổ chức. Điểm quan trọng là người đại diện nước ngoài cần hoàn tất thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 2 trước, sau đó doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản định danh tổ chức theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP. Bộ Công an đã triển khai cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 2 cho người nước ngoài từ ngày 01/7/2025.

Trong trường hợp người đại diện không trực tiếp thực hiện, doanh nghiệp có thể áp dụng cơ chế ủy quyền cho cá nhân đáp ứng điều kiện theo quy định. Trước khi đăng ký, doanh nghiệp FDI nên kiểm tra kỹ dữ liệu của doanh nghiệp và người đại diện để bảo đảm thông tin thống nhất giữa hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ của người nước ngoài và Hệ thống định danh và xác thực điện tử.

Với doanh nghiệp FDI đang hoạt động tại Việt Nam, việc hoàn thành định danh điện tử không chỉ phục vụ yêu cầu xác thực trên môi trường số mà còn giúp doanh nghiệp duy trì khả năng thực hiện thuận lợi các thủ tục hành chính trực tuyến trong hệ thống dịch vụ công hiện nay.

Xem thêm: Tăng/giảm vốn điều lệ doanh nghiệp FDI: Điều kiện pháp lý, tiến độ góp vốn và các lưu ý về báo cáo tình hình thực hiện dự án