Hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài giữ chức vụ Giám đốc tại Việt Nam

Việc xin Giấy phép lao động (Work Permit) cho người nước ngoài giữ chức vụ Giám đốc tại Việt Nam là thủ tục bắt buộc trong hầu hết các trường hợp người nước ngoài làm việc theo vị trí quản lý, điều hành doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định để tránh bị yêu cầu bổ sung hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Căn cứ pháp lý

Việc cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài hiện được thực hiện theo Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành về quản lý lao động nước ngoài, trong đó quy định rõ điều kiện, hồ sơ và trình tự cấp giấy phép lao động.

Điều kiện để người nước ngoài giữ chức vụ Giám đốc được cấp Giấy phép lao động

Người nước ngoài giữ chức vụ Giám đốc phải đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Có đủ sức khỏe để làm việc.
• Không đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Được doanh nghiệp tại Việt Nam tuyển dụng hoặc bổ nhiệm vào vị trí Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành.
• Có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền (trừ trường hợp được miễn).
• Đáp ứng điều kiện đối với vị trí nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành theo quy định pháp luật.

Hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động cho Giám đốc người nước ngoài

Một bộ hồ sơ đầy đủ thường bao gồm các giấy tờ sau:

1. Văn bản đề nghị cấp Giấy phép lao động

Do doanh nghiệp sử dụng lao động lập theo mẫu do cơ quan nhà nước ban hành.

2. Giấy khám sức khỏe

Người lao động cần có:

• Giấy khám sức khỏe do bệnh viện tại Việt Nam đủ điều kiện cấp; hoặc
• Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp còn thời hạn theo quy định.

Nếu giấy khám sức khỏe được cấp ở nước ngoài thì phải hợp pháp hóa lãnh sự (nếu thuộc diện), dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

3. Phiếu lý lịch tư pháp

Có thể sử dụng một trong hai loại:

• Phiếu lý lịch tư pháp do nước ngoài cấp.
• Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam nếu người lao động đã cư trú tại Việt Nam.

Phiếu lý lịch tư pháp phải còn giá trị theo quy định tại thời điểm nộp hồ sơ.

4. Hộ chiếu

Bản sao chứng thực toàn bộ hộ chiếu hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu.
Hộ chiếu phải còn thời hạn phù hợp với thời gian đề nghị cấp Giấy phép lao động.

5. Ảnh chân dung

Thông thường gồm:

• 02 ảnh màu.
• Kích thước 4x6 cm.
• Nền trắng.
• Chụp không quá thời hạn theo quy định.

6. Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Đây là tài liệu rất quan trọng, được cơ quan có thẩm quyền ban hành trước khi nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động, trừ trường hợp pháp luật quy định được miễn.

7. Tài liệu chứng minh người lao động là Giám đốc hoặc nhà quản lý

Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc nhiều tài liệu sau:

• Quyết định bổ nhiệm Giám đốc.
• Điều lệ công ty.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Văn bản xác nhận chức vụ quản lý tại công ty mẹ.
• Hợp đồng lao động.
• Quyết định điều động nội bộ.
• Các giấy tờ chứng minh kinh nghiệm quản lý hoặc điều hành.

Những tài liệu này cần thể hiện rõ người nước ngoài được bổ nhiệm hoặc làm việc với tư cách Giám đốc, Giám đốc điều hành hoặc nhà quản lý theo quy định pháp luật.

8. Các giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự

Đối với giấy tờ được cấp tại nước ngoài, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Hợp pháp hóa lãnh sự nếu pháp luật yêu cầu hoặc không thuộc trường hợp miễn.
• Dịch sang tiếng Việt.
• Công chứng hoặc chứng thực bản dịch theo quy định.

Đây là bước thường khiến hồ sơ bị trả lại nếu thực hiện không đúng.

Trình tự thực hiện

Quy trình xin cấp Giấy phép lao động thường gồm các bước sau:

• Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
• Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ.
• Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền.
• Bước 4: Cơ quan nhà nước xem xét và cấp Giấy phép lao động nếu hồ sơ hợp lệ.
• Bước 5: Sau khi được cấp Giấy phép lao động, doanh nghiệp ký hợp đồng lao động (nếu thuộc trường hợp phải ký) và thực hiện các thủ tục liên quan như thẻ tạm trú hoặc visa lao động.

Một số lưu ý quan trọng

• Không phải mọi trường hợp Giám đốc người nước ngoài đều phải xin Giấy phép lao động. Một số đối tượng có thể thuộc diện miễn theo quy định nhưng vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động nếu pháp luật yêu cầu.
• Thông tin trên hộ chiếu, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp và các giấy tờ khác phải thống nhất.
• Hồ sơ nước ngoài cần được chuẩn bị sớm vì thời gian hợp pháp hóa lãnh sự có thể kéo dài.
• Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thời hạn của từng giấy tờ trước khi nộp để tránh phải xin cấp lại.

Hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài giữ chức vụ Giám đốc tại Việt Nam bao gồm nhiều tài liệu quan trọng như văn bản đề nghị, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, hộ chiếu, ảnh, văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và giấy tờ chứng minh chức danh quản lý. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng biểu mẫu và đáp ứng yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, hạn chế phát sinh yêu cầu bổ sung và bảo đảm người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Xem thêm: Cần làm gì khi giấy phép lao động chưa kịp cấp?