Hướng dẫn tránh các sai sót thuế thường gặp khi mở công ty tại Việt Nam

Việc mở công ty tại Việt Nam là bước khởi đầu quan trọng để hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh, đặc biệt đối với nhà đầu tư nước ngoài. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là công ty mới thành lập – thường mắc phải các sai sót về thuế do chưa nắm vững quy định pháp luật hoặc thiếu hệ thống quản lý kế toán chuyên nghiệp. Những lỗi này có thể dẫn đến bị phạt hành chính, truy thu thuế hoặc làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Dưới đây là hướng dẫn giúp doanh nghiệp tránh các sai sót thuế phổ biến khi mới thành lập tại Việt Nam.

1. Không đăng ký thuế và hóa đơn điện tử đúng thời hạn

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải đăng ký mã số thuế và kích hoạt hóa đơn điện tử trong thời hạn quy định. Nhiều doanh nghiệp chậm thực hiện do chưa hiểu quy trình, dẫn đến:

• Không được xuất hóa đơn hợp pháp cho khách hàng.
• Bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Giải pháp: Doanh nghiệp nên hoàn tất thủ tục đăng ký thuế và hóa đơn điện tử trong 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh, đồng thời lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.

2. Khai sai hoặc chậm nộp tờ khai thuế

Một lỗi rất thường gặp là chậm nộp tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN, hoặc khai sai doanh thu – chi phí. Điều này dẫn đến:

• Bị phạt chậm nộp và truy thu thuế.
• Mất uy tín với cơ quan thuế.

Giải pháp:

• Thiết lập lịch nộp tờ khai định kỳ (theo tháng hoặc quý).
• Sử dụng phần mềm kế toán – thuế điện tử để hạn chế sai sót thủ công.

3. Không phân biệt rõ chi phí hợp lý và không hợp lý

Khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), nhiều công ty mới chưa hiểu rõ quy định về chi phí được trừ và không được trừ.

Ví dụ: chi phí không có hóa đơn hợp lệ, chi trả bằng tiền mặt vượt hạn mức, hoặc không có hợp đồng – chứng từ đầy đủ sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.

Giải pháp:

• Lưu giữ đầy đủ chứng từ kế toán, hóa đơn hợp lệ.
• Tất cả giao dịch nên được thanh toán qua ngân hàng.

4. Không đăng ký lao động và khấu trừ thuế TNCN

Nhiều doanh nghiệp nhỏ thuê nhân viên nhưng không ký hợp đồng lao động hoặc không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đúng quy định. Đây là hành vi vi phạm và có thể bị xử phạt.

Giải pháp:

• Ký hợp đồng lao động rõ ràng, đăng ký tham gia BHXH cho nhân viên.
• Thực hiện khấu trừ và kê khai TNCN hàng tháng hoặc hàng quý đúng thời hạn.

Tham khảo thêm: Thủ Tục Đăng Ký Mã Số Thuế Cá Nhân Cho Người Nước Ngoài Tại Việt Nam

5. Không lưu trữ hồ sơ kế toán và báo cáo tài chính đúng quy định

Một số công ty khởi nghiệp thường bỏ qua việc lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán hoặc không lập báo cáo tài chính cuối năm. Khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc chứng minh tính hợp pháp của doanh thu và chi phí.

Giải pháp:

• Thuê kế toán nội bộ hoặc đơn vị dịch vụ kế toán uy tín để quản lý sổ sách.
• Báo cáo tài chính phải được nộp đúng hạn (chậm nhất vào ngày 31/3 hàng năm).

6. Không cập nhật kịp thời chính sách thuế mới

Chính sách thuế tại Việt Nam thường xuyên thay đổi (ví dụ: mức giảm thuế GTGT, ưu đãi TNDN cho doanh nghiệp mới...). Việc không cập nhật kịp thời dễ khiến doanh nghiệp bỏ lỡ ưu đãi hợp pháp hoặc vô tình vi phạm quy định.

Giải pháp:

• Theo dõi thông tin từ Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính, hoặc các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp.
• Định kỳ rà soát quy trình thuế – kế toán để bảo đảm tuân thủ.

Tuân thủ đúng quy định về thuế không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, mà còn thể hiện uy tín và tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Việc thiết lập hệ thống quản trị thuế bài bản ngay từ đầu là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển bền vững tại Việt Nam.

Nếu bạn là doanh nghiệp mới thành lập hoặc nhà đầu tư nước ngoài đang gặp khó khăn trong việc khai báo và quản lý thuế, Zora Consulting là đối tác uy tín có thể đồng hành cùng bạn. Với đội ngũ chuyên viên dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, thuế và pháp lý doanh nghiệp, Zora Consulting cung cấp:

• Dịch vụ tư vấn và khai báo thuế trọn gói cho doanh nghiệp mới.
• Hỗ trợ đăng ký hóa đơn điện tử, mã số thuế, báo cáo tài chính nhanh chóng và chính xác.
• Đảm bảo tuân thủ quy định thuế Việt Nam, giúp doanh nghiệp yên tâm hoạt động và phát triển bền vững.