Người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam có thể làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không? 

Người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam vẫn có thể làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại Việt Nam, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật doanh nghiệp và pháp luật về xuất nhập cảnh, lao động có liên quan.

Bài viết dưới đây trình bày chi tiết quy định pháp luật, điều kiện áp dụng và những lưu ý thực tiễn dành cho doanh nghiệp FDI cũng như nhà đầu tư nước ngoài.

Căn cứ pháp lý

Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật có thể là cá nhân mang quốc tịch Việt Nam hoặc quốc tịch nước ngoài.

Pháp luật hiện hành không quy định người đại diện theo pháp luật bắt buộc phải là người cư trú tại Việt Nam. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp tại Việt Nam.

Người nước ngoài không cư trú có được đứng tên đại diện pháp luật?

Câu trả lời là: Có.

Một cá nhân nước ngoài đang sinh sống ở nước ngoài, không có nơi cư trú thường xuyên tại Việt Nam, vẫn có thể được bổ nhiệm làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp Việt Nam. Điều này thường xảy ra trong các trường hợp:

• Công ty có vốn đầu tư nước ngoài (FDI)
• Công ty mẹ ở nước ngoài muốn trực tiếp kiểm soát hoạt động tại Việt Nam
• Nhà đầu tư nước ngoài là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của doanh nghiệp Việt Nam.

Điều kiện và lưu ý quan trọng

1. Doanh nghiệp phải luôn có người đại diện theo pháp luật tại Việt Nam

Theo Luật Doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này xuất cảnh khỏi Việt Nam, họ phải:

• Ủy quyền bằng văn bản cho một cá nhân khác đang ở Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật
• Việc ủy quyền chỉ có hiệu lực trong thời gian người đại diện vắng mặt.

Nếu hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền mới, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện các thủ tục hành chính, ngân hàng, thuế hoặc ký kết hợp đồng.

2. Nên có thêm một người đại diện cư trú tại Việt Nam

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp FDI lựa chọn:

• Bổ nhiệm từ 2 người đại diện theo pháp luật trở lên
• Trong đó có ít nhất 1 người đang cư trú tại Việt Nam.

Cách này giúp doanh nghiệp:

• Thuận tiện làm việc với cơ quan nhà nước
• Ký hồ sơ thuế, ngân hàng, bảo hiểm
• Xử lý công việc khẩn cấp khi người đại diện ở nước ngoài.

3. Không phải mọi trường hợp đều cần giấy phép lao động

Việc làm người đại diện theo pháp luật không đồng nghĩa với việc đương nhiên phải có giấy phép lao động. Tuy nhiên, nếu người nước ngoài trực tiếp điều hành, làm việc thường xuyên tại Việt Nam thì cần xem xét quy định về:

• Giấy phép lao động (Work Permit)
• Miễn giấy phép lao động
• Thị thực hoặc thẻ tạm trú phù hợp.

Ví dụ thực tế

Một công ty 100% vốn Hàn Quốc tại TP.HCM có Chủ tịch kiêm người đại diện theo pháp luật là công dân Hàn Quốc đang sinh sống tại Seoul. Công ty vẫn hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, nhưng đã bổ nhiệm thêm một Giám đốc cư trú tại Việt Nam làm người đại diện theo pháp luật thứ hai để xử lý các công việc hàng ngày.

Rủi ro nếu chỉ có người đại diện ở nước ngoài

Doanh nghiệp có thể gặp các vấn đề như:

• Khó ký hồ sơ ngân hàng
• Chậm xử lý thủ tục thuế
• Khó làm việc với cơ quan quản lý
• Chậm ký kết hợp đồng hoặc hồ sơ nội bộ
• Nguy cơ bị đình trệ hoạt động khi người đại diện không thể sang Việt Nam kịp thời.

Người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam hoàn toàn có thể làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, để bảo đảm hoạt động ổn định và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp nên:

• Có ít nhất một người đại diện đang cư trú tại Việt Nam
• Thiết lập cơ chế ủy quyền rõ ràng khi người đại diện ở nước ngoài
• Kiểm tra các yêu cầu về visa, thẻ tạm trú và giấy phép lao động nếu người nước ngoài trực tiếp làm việc tại Việt Nam.

Đối với doanh nghiệp FDI, việc lựa chọn cơ cấu người đại diện theo pháp luật phù hợp ngay từ đầu sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro pháp lý và vận hành trong quá trình hoạt động tại Việt Nam.

Xem thêm: Thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam