Quy định hợp pháp hóa lãnh sự phiếu lý lịch tư pháp và văn bằng nước ngoài trong hồ sơ xin Giấy phép lao động

Khi thực hiện thủ tục xin Giấy phép lao động (Work Permit) cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam, phiếu lý lịch tư pháp và các giấy tờ chứng minh trình độ, chuyên môn được cấp ở nước ngoài là những tài liệu thường xuyên xuất hiện trong hồ sơ. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chỉ chuẩn bị bản gốc hoặc bản sao rồi dịch sang tiếng Việt. Đối với giấy tờ được cấp ở nước ngoài, yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực cần được kiểm tra kỹ trước khi nộp hồ sơ.

Đặc biệt, từ ngày 07/08/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam đã có hiệu lực. Theo Điều 5 Nghị định này, giấy tờ của nước ngoài trong hồ sơ cấp, cấp lại, gia hạn Giấy phép lao động và hồ sơ xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định của pháp luật.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Điểm cần lưu ý là hợp pháp hóa lãnh sự không phải là việc cơ quan Việt Nam xác nhận nội dung ghi trong văn bằng, lý lịch tư pháp hoặc tài liệu nước ngoài là đúng. Về bản chất, thủ tục này xác nhận các yếu tố như con dấu, chữ ký và chức danh trên tài liệu để tài liệu có thể được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Do đó, đối với hồ sơ xin Work Permit, doanh nghiệp cần phân biệt rõ ba công việc khác nhau:

Hợp pháp hóa lãnh sự → Dịch sang tiếng Việt → Chứng thực theo quy định.
Thiếu một trong những bước cần thiết có thể khiến giấy tờ chưa đáp ứng yêu cầu về hình thức khi nộp hồ sơ.

Phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?

Về nguyên tắc, có nếu phiếu lý lịch tư pháp được cơ quan nước ngoài cấp và được sử dụng trong hồ sơ xin Giấy phép lao động tại Việt Nam.

Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định các giấy tờ trong hồ sơ cấp, cấp lại, gia hạn Giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động nếu là giấy tờ của nước ngoài thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp thuộc diện miễn.

Ví dụ, một người lao động được cơ quan có thẩm quyền tại nước ngoài cấp giấy xác nhận lý lịch tư pháp và sử dụng tài liệu đó để hoàn thiện hồ sơ Work Permit tại Việt Nam. Trước khi đưa giấy tờ vào hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra xem tài liệu có thuộc trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự hay không.

Nếu không thuộc trường hợp miễn, tài liệu phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

Trường hợp lý lịch tư pháp được cấp tại Việt Nam

Cần phân biệt trường hợp người lao động nước ngoài sử dụng giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

Đây không phải là giấy tờ nước ngoài nên không áp dụng yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với tài liệu nước ngoài theo cách nêu trên.

Vì vậy, khi chuẩn bị hồ sơ, HR hoặc doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu lý lịch tư pháp được cấp ở quốc gia nào và bởi cơ quan nào. Đây là yếu tố quan trọng để xác định quy trình xử lý tài liệu tiếp theo.

Văn bằng nước ngoài có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?

Tương tự phiếu lý lịch tư pháp, bằng đại học, bằng thạc sĩ, chứng chỉ chuyên môn và các giấy tờ chứng minh trình độ khác được cấp ở nước ngoài khi sử dụng trong hồ sơ Work Permit về nguyên tắc cũng thuộc nhóm giấy tờ nước ngoài phải xem xét yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự.

Theo quy định hiện hành, nếu giấy tờ nước ngoài được sử dụng trong hồ sơ cấp Giấy phép lao động thì phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ các trường hợp được miễn theo quy định.

Ví dụ, người lao động có:

• Bằng cử nhân do một trường đại học nước ngoài cấp
• Bằng thạc sĩ
• Chứng chỉ nghề nghiệp
• Chứng nhận chuyên môn
• Hoặc giấy tờ khác dùng để chứng minh điều kiện chuyên môn cho vị trí dự kiến làm việc tại Việt Nam.

Nếu các tài liệu này được sử dụng làm thành phần hồ sơ Work Permit và được cấp ở nước ngoài, doanh nghiệp cần xác định yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dịch thuật và hoàn thiện hồ sơ.

Có phải tất cả giấy tờ nước ngoài đều phải hợp pháp hóa lãnh sự?

Không.

Đây là một trong những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định giấy tờ nước ngoài được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nếu thuộc trường hợp miễn theo:

• Điều ước quốc tế mà Việt Nam và quốc gia liên quan đều là thành viên
• Nguyên tắc có đi có lại
• Hoặc quy định của pháp luật.

Nghị định 111/2011/NĐ-CP cũng quy định các trường hợp giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, trong đó có trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

Do đó, không nên áp dụng máy móc nguyên tắc "giấy tờ nước ngoài nào cũng phải hợp pháp hóa lãnh sự".

Trước khi tiến hành thủ tục, cần kiểm tra quốc gia cấp giấy tờ, loại tài liệu và căn cứ miễn cụ thể.

Sau khi hợp pháp hóa lãnh sự có cần dịch sang tiếng Việt không?

Có.

Theo khoản 2 Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy tờ sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật.

Đây là bước doanh nghiệp rất dễ nhầm lẫn.

Việc đã hoàn thành hợp pháp hóa lãnh sự không đồng nghĩa tài liệu nước ngoài có thể được đưa trực tiếp vào hồ sơ Work Permit.

Quy trình thông thường có thể hiểu như sau:

Giấy tờ nước ngoài → Hợp pháp hóa lãnh sự (nếu không được miễn) → Dịch sang tiếng Việt → Chứng thực → Sử dụng trong hồ sơ Work Permit.

Đặc biệt, Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nếu giấy tờ sử dụng là bản sao, bản sao phải được chứng thực với bản gốc trước khi dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

Quy trình xử lý phiếu lý lịch tư pháp và văn bằng nước ngoài

Để hạn chế việc hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp có thể kiểm tra tài liệu theo trình tự sau.

Bước 1: Xác định tài liệu cần sử dụng

Trước tiên cần xác định chính xác giấy tờ nào sẽ được sử dụng để chứng minh điều kiện của người lao động.

Đối với từng vị trí và từng trường hợp cụ thể, bộ tài liệu chứng minh có thể khác nhau. Không nên tiến hành hợp pháp hóa hàng loạt tất cả bằng cấp, chứng chỉ của người lao động nếu chúng không cần thiết cho hồ sơ.

Bước 2: Xác định quốc gia và cơ quan cấp

Kiểm tra:

• Quốc gia cấp tài liệu
• Cơ quan cấp
• Loại tài liệu
• Bản gốc hay bản sao
• Tài liệu có thuộc trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự hay không.

Đây là bước nên thực hiện trước khi người lao động gửi hồ sơ từ nước ngoài về Việt Nam.

Bước 3: Kiểm tra trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Nếu có điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc căn cứ pháp luật cho phép miễn, doanh nghiệp cần xác định chính xác căn cứ áp dụng cho quốc gia và loại giấy tờ đang sử dụng.

Không nên mặc nhiên cho rằng giấy tờ của một quốc gia được miễn chỉ vì một loại tài liệu khác của quốc gia đó từng được miễn trong một thủ tục khác.

Bước 4: Thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

Nếu không thuộc diện miễn, giấy tờ cần được thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP và các quy định có liên quan.

Nghị định 111/2011/NĐ-CP xác định địa điểm thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thuộc hệ thống cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, bao gồm Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài theo quy định.

Tùy quốc gia nơi tài liệu được cấp, các bước xác nhận trước đó của phía nước ngoài có thể khác nhau. Vì vậy, người lao động nên kiểm tra quy trình áp dụng tại chính quốc gia cấp tài liệu.

Bước 5: Dịch thuật và chứng thực

Sau khi hoàn thành hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định trước khi sử dụng trong hồ sơ Work Permit.

Bước 6: Kiểm tra toàn bộ hồ sơ trước khi nộp

Doanh nghiệp nên đối chiếu các thông tin quan trọng giữa:

• Hộ chiếu
• Phiếu lý lịch tư pháp
• Văn bằng
• Tài liệu chứng minh kinh nghiệm/chuyên môn
• Hợp đồng hoặc văn bản liên quan đến vị trí làm việc
• Các tài liệu khác trong hồ sơ.

Đặc biệt cần chú ý sự thống nhất về họ tên, ngày tháng năm sinh và thông tin nhận dạng của người lao động.

Những lỗi thường gặp khi hợp pháp hóa giấy tờ Work Permit

Chỉ dịch thuật mà không hợp pháp hóa lãnh sự

Một trong những lỗi phổ biến là người lao động gửi bằng đại học hoặc phiếu lý lịch tư pháp về Việt Nam rồi doanh nghiệp lập tức dịch công chứng.

Nếu giấy tờ thuộc trường hợp phải hợp pháp hóa lãnh sự thì việc chỉ dịch thuật và chứng thực không thay thế cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Hợp pháp hóa sai tài liệu

Người lao động có thể sở hữu nhiều bằng cấp và chứng chỉ khác nhau. Nếu doanh nghiệp chưa xác định tài liệu nào thực sự cần thiết nhưng đã tiến hành hợp pháp hóa toàn bộ, chi phí và thời gian xử lý hồ sơ có thể tăng lên đáng kể.

Ngược lại, nếu hợp pháp hóa một bằng cấp nhưng sau đó hồ sơ lại cần một tài liệu khác để chứng minh điều kiện của vị trí công việc thì doanh nghiệp có thể phải thực hiện lại quy trình.

Không kiểm tra trường hợp được miễn

Một số giấy tờ có thể thuộc trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

Do đó, trước khi yêu cầu người lao động thực hiện thủ tục tại nước ngoài, doanh nghiệp nên kiểm tra căn cứ pháp lý để tránh phát sinh thủ tục và chi phí không cần thiết.

Thông tin trên các giấy tờ không thống nhất

Tên người nước ngoài có thể được thể hiện theo nhiều cách khác nhau trên hộ chiếu, bằng đại học và các giấy tờ cũ.

Ví dụ, thứ tự họ tên trên văn bằng có thể khác hộ chiếu hoặc hộ chiếu mới có cách thể hiện tên khác tài liệu được cấp nhiều năm trước.

Những trường hợp này nên được kiểm tra và xử lý trước khi nộp hồ sơ để hạn chế yêu cầu giải trình hoặc bổ sung tài liệu.

Hợp pháp hóa lãnh sự có xác nhận giá trị của bằng đại học không?

Không nên hiểu như vậy.

Theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, cơ quan thực hiện thủ tục chủ yếu chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ nước ngoài để tài liệu được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Việc hợp pháp hóa không đồng nghĩa cơ quan lãnh sự xác nhận nội dung của văn bằng hoặc xác nhận người sở hữu văn bằng chắc chắn đáp ứng điều kiện của một vị trí công việc cụ thể.

Việc tài liệu đó có đáp ứng yêu cầu của hồ sơ xin Giấy phép lao động hay không còn phụ thuộc vào quy định đối với vị trí công việc, nội dung tài liệu và hồ sơ cụ thể của người lao động.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị giấy tờ từ khi nào?

Phiếu lý lịch tư pháp và văn bằng nước ngoài thường là những tài liệu cần nhiều thời gian xử lý do có thể phải trải qua nhiều bước tại nước ngoài và Việt Nam.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên đợi đến sát ngày dự kiến nộp hồ sơ Work Permit mới yêu cầu người lao động chuẩn bị giấy tờ.

Một quy trình hiệu quả thường bắt đầu bằng việc:

Xác định vị trí công việc → xác định điều kiện của người lao động → xác định tài liệu chứng minh → kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa → thực hiện hợp pháp hóa → dịch/chứng thực → hoàn thiện hồ sơ Work Permit.

Cách làm này giúp tránh tình trạng đã hợp pháp hóa xong nhưng phát hiện giấy tờ không phù hợp với yêu cầu của hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp

Phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài chỉ dịch công chứng có được không?

Nếu đây là giấy tờ nước ngoài thuộc trường hợp phải hợp pháp hóa lãnh sự thì chỉ dịch và chứng thực là chưa đủ. Giấy tờ cần hoàn thành yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự trước, sau đó dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

Bằng đại học nước ngoài có bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự không?

Nếu bằng đại học được cấp ở nước ngoài và được sử dụng trong hồ sơ xin Giấy phép lao động, về nguyên tắc phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật.

Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự có cần dịch công chứng không?

Giấy tờ sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định. Đối với bản sao, cần đặc biệt lưu ý yêu cầu chứng thực với bản gốc trước khi dịch theo Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Có trường hợp nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự không?

Có. Pháp luật quy định một số trường hợp được miễn, chẳng hạn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và quốc gia liên quan cùng là thành viên, theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định pháp luật.

Hợp pháp hóa lãnh sự phiếu lý lịch tư pháp và văn bằng nước ngoài là một khâu quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam.

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nguyên tắc chung là giấy tờ nước ngoài sử dụng trong hồ sơ cấp, cấp lại hoặc gia hạn Giấy phép lao động phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ các trường hợp được miễn. Sau khi hợp pháp hóa, tài liệu còn phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

Do đó, trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp nên kiểm tra đồng thời nguồn gốc giấy tờ, quốc gia cấp, trường hợp miễn hợp pháp hóa, yêu cầu dịch/chứng thực và mức độ phù hợp của tài liệu với vị trí công việc.

Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu không chỉ hạn chế nguy cơ phải bổ sung hồ sơ mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian trong quá trình xin Work Permit cho người lao động nước ngoài.

Xem thêm: Số năm kinh nghiệm có quan trọng khi xin giấy phép lao động tại Việt Nam không?