Quy trình mới về cấp Giấy phép lao động: Thủ tục nhanh gọn hơn cho người nước ngoài

Với mục tiêu cải cách hành chính, đơn giản hóa thủ tục, tạo thuận lợi cho lao động nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng lao động, Nhà nước đã ban hành Nghị định số 219/2025/NĐ-CP ngày 07/08/2025 quy định mới về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Quy định này có nhiều điểm cải tiến, trong đó nổi bật là hợp nhất bước “giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài” vào hồ sơ xin cấp giấy phép lao động, giúp rút ngắn quy trình và giảm thời gian chờ đợi. Sau đây là quá trình mới & điểm nổi bật để bạn dễ theo dõi:

1. Những điểm mới nổi bật

• Hợp nhất bước giải trình nhu cầu vào hồ sơ cấp phép: Trước đây, doanh nghiệp phải thực hiện 2 bước: gửi bản báo cáo giải trình nhu cầu rồi mới làm hồ sơ xin giấy phép lao động. Theo quy định mới, hai thủ tục này được “gộp” vào chung 1 hồ sơ xin cấp phép. Nhờ vậy, quy trình được tinh giản, tránh rườm rà, giảm thời gian xử lý.
• Thời gian xử lý nhanh hơn: Trong trường hợp hồ sơ được nộp đầy đủ và hợp lệ (có thể nộp trực tuyến hoặc trực tiếp), cơ quan có thẩm quyền sẽ trả kết quả trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Nếu không cấp phép, phải có văn bản trả lời rõ lý do trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
• Mở rộng hình thức nộp hồ sơ qua mạng: Doanh nghiệp, tổ chức có thể nộp hồ sơ xin giấy phép lao động qua hệ thống điện tử của cơ quan quản lý lao động hoặc tại địa phương. Việc nộp hồ sơ điện tử giúp thủ tục nhanh gọn hơn.
• Thời hạn giấy phép lao động linh hoạt hơn: Giấy phép lao động có thể được cấp tối đa 2 năm, tùy theo nhu cầu sử dụng lao động của doanh nghiệp.
• Nếu trong thời gian giấy phép còn hiệu lực nhưng hộ chiếu của người lao động hết hạn, doanh nghiệp có thể làm thủ tục cấp lại giấy phép lao động để cập nhật thông tin hộ chiếu.

2. Điều kiện & đối tượng áp dụng

• Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải:
  • Đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
  • Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc
  • Có sức khỏe phù hợp theo quy định y tế
  • Không thuộc các trường hợp bị cấm theo pháp luật (đang thi hành án, bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chưa xoá án tích…)
• Người lao động nước ngoài có thể làm việc trong các vị trí: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật… hoặc thực hiện các hợp đồng dịch vụ, thương mại, khoa học – kỹ thuật, tổ chức quốc tế…

3. Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động (theo quy định mới)

Dưới đây là các loại giấy tờ mà người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài cần chuẩn bị:

Lưu ý: Giấy khám sức khỏe nước ngoài chỉ được sử dụng nếu có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận giữa Việt Nam và quốc gia cấp giấy khám sức khỏe đó. 

4. Nộp hồ sơ & xử lý

• Tùy theo địa điểm và loại hình doanh nghiệp, hồ sơ được nộp tại:
  • Sở Nội vụ (ở địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở)
  • Ban quản lý Khu công nghiệp / chế xuất (nếu doanh nghiệp đặt trong khu công nghiệp)
  • Cục Việc làm – Bộ Lao động (đối với tổ chức phi chính phủ, hiệp hội, tổ chức quốc tế)
• Nếu nộp hồ sơ qua mạng: kết quả sẽ được trả trong 10 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ; nếu có sai sót, cơ quan sẽ yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung.
• Sau khi được cấp giấy phép qua bản điện tử, người sử dụng lao động sẽ gửi bản gốc hồ sơ cho cơ quan cấp phép và tiếp nhận bản gốc giấy phép lao động.

5. Các bước quy trình (tóm lược)

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định mới, bao gồm cả phần giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
• Nộp hồ sơ (trực tuyến hoặc trực tiếp) tại cơ quan có thẩm quyền.
• Chờ xử lý: trong 10 ngày nếu hồ sơ hợp lệ.
• Nhận kết quả: giấy phép lao động điện tử → chuyển thành bản gốc nếu cần.
• Nếu từ chối cấp phép: nhận văn bản giải thích trong 03 ngày làm việc sau khi hồ sơ đầy đủ.

6. Lợi ích từ quy định mới

• Rút ngắn thủ tục, giảm thời gian xử lý
• Giảm được bước hành chính riêng biệt (giải trình nhu cầu)
• Tạo thuận lợi cho doanh nghiệp và lao động nước ngoài, tăng tính minh bạch và hiệu quả quản lý
• Linh hoạt hơn trong việc cập nhật thông tin khi hộ chiếu hết hạn
• Hỗ trợ áp dụng công nghệ thông tin (nộp hồ sơ trực tuyến)

Quy trình mới về cấp Giấy phép lao động là bước tiến quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính. Với thủ tục nhanh gọn và minh bạch hơn, người nước ngoài làm việc tại Việt Nam sẽ được hỗ trợ tối đa, đồng thời góp phần thúc đẩy môi trường đầu tư – kinh doanh phát triển bền vững.