Tăng/giảm vốn điều lệ doanh nghiệp FDI: Điều kiện pháp lý, tiến độ góp vốn và các lưu ý về báo cáo tình hình thực hiện dự án

Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (doanh nghiệp FDI) có thể phát sinh nhu cầu tăng vốn để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, bổ sung nguồn lực cho dự án hoặc giảm vốn khi quy mô đầu tư thay đổi. Tuy nhiên, việc tăng hoặc giảm vốn điều lệ của doanh nghiệp FDI không đơn thuần chỉ là thủ tục thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp thực hiện dự án đầu tư được cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC), việc thay đổi vốn điều lệ có thể đồng thời liên quan đến vốn góp của nhà đầu tư, tổng vốn đầu tư, tiến độ góp vốn và các nội dung của dự án. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét đồng thời quy định của pháp luật về doanh nghiệp, pháp luật về đầu tư và các nghĩa vụ báo cáo dự án trước khi thực hiện.

1. Phân biệt vốn điều lệ và vốn đầu tư của dự án FDI

Một trong những vấn đề dễ gây nhầm lẫn khi điều chỉnh vốn của doanh nghiệp FDI là sự khác biệt giữa vốn điều lệ của doanh nghiệp và vốn đầu tư của dự án.

Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do thành viên hoặc chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn; đối với công ty cổ phần, vốn điều lệ là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập doanh nghiệp.

Trong khi đó, đối với một dự án FDI, tổng vốn đầu tư là tổng nguồn vốn dự kiến được sử dụng để thực hiện dự án. Tổng vốn đầu tư có thể bao gồm vốn góp của nhà đầu tư và vốn huy động từ các nguồn khác.

Do đó, trong thực tế có thể tồn tại cấu trúc:

Tổng vốn đầu tư = Vốn góp của nhà đầu tư + Vốn huy động

Vốn góp của nhà đầu tư để thực hiện dự án thường có mối liên hệ trực tiếp với vốn điều lệ của doanh nghiệp dự án, nhưng hai khái niệm này không nên được mặc nhiên coi là hoàn toàn đồng nhất trong mọi trường hợp.

Khi doanh nghiệp FDI dự kiến tăng hoặc giảm vốn điều lệ, bước đầu tiên cần thực hiện là đối chiếu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC), Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và hồ sơ dự án để xác định việc thay đổi vốn điều lệ có làm thay đổi nội dung đăng ký của dự án đầu tư hay không.

2. Khi nào doanh nghiệp FDI có thể tăng vốn điều lệ?

Doanh nghiệp FDI có thể tăng vốn điều lệ nhằm phục vụ nhiều mục đích khác nhau như mở rộng hoạt động, bổ sung vốn lưu động, đầu tư thêm máy móc, nhà xưởng, phát triển dự án hoặc tiếp nhận thêm nhà đầu tư.

Hình thức tăng vốn phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp.

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, vốn điều lệ có thể được tăng thông qua việc các thành viên tăng phần vốn góp hoặc tiếp nhận thêm vốn góp của thành viên mới.
Đối với công ty TNHH một thành viên, vốn điều lệ có thể được tăng thông qua việc chủ sở hữu góp thêm vốn. Trường hợp huy động thêm vốn góp của người khác, doanh nghiệp phải tổ chức quản lý theo loại hình doanh nghiệp phù hợp theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Đối với công ty cổ phần, việc tăng vốn có thể được thực hiện thông qua việc chào bán thêm cổ phần và các phương thức phù hợp khác theo quy định pháp luật.

Điểm đặc biệt đối với doanh nghiệp FDI là doanh nghiệp không nên chỉ xem xét việc tăng vốn ở cấp độ ERC. Nếu khoản vốn tăng thêm đồng thời làm thay đổi vốn góp của nhà đầu tư hoặc tổng vốn đầu tư ghi nhận tại dự án, doanh nghiệp cần xác định có phải thực hiện thủ tục điều chỉnh dự án đầu tư và Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hay không.

3. Điều kiện giảm vốn điều lệ của doanh nghiệp FDI

Khác với tăng vốn, giảm vốn điều lệ thường chịu những điều kiện chặt chẽ hơn nhằm bảo vệ chủ nợ, người lao động và các bên có quyền lợi liên quan.

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, doanh nghiệp có thể giảm vốn trong những trường hợp luật định, bao gồm hoàn trả một phần vốn góp cho thành viên theo tỷ lệ phần vốn góp nếu công ty đã hoạt động kinh doanh liên tục từ 02 năm trở lên kể từ ngày đăng ký thành lập và vẫn bảo đảm thanh toán đầy đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi hoàn trả vốn; công ty mua lại phần vốn góp của thành viên; hoặc điều chỉnh vốn do các thành viên không thanh toán đầy đủ, đúng hạn số vốn đã cam kết.

Đối với công ty TNHH một thành viên, việc giảm vốn cũng chỉ được thực hiện trong các trường hợp luật định. Công ty có thể hoàn trả một phần vốn góp cho chủ sở hữu nếu đã hoạt động kinh doanh liên tục từ 02 năm trở lên và vẫn bảo đảm khả năng thanh toán các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản sau khi hoàn trả; hoặc phải điều chỉnh giảm vốn trong trường hợp chủ sở hữu không góp đủ vốn đúng thời hạn.

Đối với công ty cổ phần, việc giảm vốn có thể phát sinh trong một số trường hợp như hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông khi đáp ứng điều kiện luật định, công ty mua lại cổ phần hoặc xử lý trường hợp cổ đông không thanh toán đầy đủ số cổ phần đã đăng ký mua.

Do đó, doanh nghiệp FDI không thể tùy ý rút vốn đã góp ra khỏi doanh nghiệp chỉ bằng quyết định nội bộ. Việc hoàn trả vốn phải thuộc trường hợp pháp luật cho phép và bảo đảm các điều kiện về khả năng thanh toán.

4. Thay đổi vốn điều lệ có phải điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư?

Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp FDI.

Nếu doanh nghiệp có dự án đầu tư được cấp IRC và việc tăng hoặc giảm vốn điều lệ đồng thời dẫn đến thay đổi vốn góp của nhà đầu tư, tổng vốn đầu tư, cơ cấu nhà đầu tư hoặc tiến độ thực hiện dự án đã đăng ký thì doanh nghiệp cần rà soát thủ tục điều chỉnh dự án đầu tư theo Luật Đầu tư.

Ví dụ, một doanh nghiệp có:

• Vốn điều lệ: 20 tỷ đồng
• Vốn góp của nhà đầu tư ghi nhận tại dự án: 20 tỷ đồng
• Tổng vốn đầu tư: 50 tỷ đồng.

Nếu nhà đầu tư quyết định tăng vốn điều lệ từ 20 tỷ đồng lên 35 tỷ đồng và toàn bộ 15 tỷ đồng tăng thêm được sử dụng làm vốn góp để thực hiện dự án, thông tin vốn của dự án có thể phải được điều chỉnh tương ứng.

Ngược lại, khi giảm vốn, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra liệu việc giảm vốn có làm thay đổi quy mô nguồn vốn đã đăng ký để thực hiện dự án hay ảnh hưởng đến khả năng thực hiện mục tiêu và tiến độ dự án hay không.

Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát IRC trước khi thực hiện thay đổi ERC để tránh tình trạng thông tin giữa hồ sơ đầu tư và hồ sơ doanh nghiệp không thống nhất.

5. Tiến độ góp vốn: không chỉ cần quan tâm đến thời hạn 90 ngày

Theo Luật Doanh nghiệp, khi thành lập công ty, thành viên/chủ sở hữu phải thực hiện nghĩa vụ góp vốn trong thời hạn luật định. Đối với công ty TNHH, thời hạn cơ bản là 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không tính một số khoảng thời gian liên quan đến vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn và thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản theo quy định.

Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp FDI thực hiện dự án đầu tư, chỉ kiểm tra thời hạn 90 ngày là chưa đủ.

Doanh nghiệp còn phải kiểm tra tiến độ góp vốn và huy động vốn để thực hiện dự án được ghi nhận trong hồ sơ đầu tư và Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Hai mốc thời gian này xuất phát từ hai hệ thống pháp luật khác nhau và cần được tuân thủ đồng thời.

Ví dụ, nếu IRC ghi nhận nhà đầu tư phải hoàn thành góp một khoản vốn nhất định trong vòng 06 tháng kể từ ngày được cấp IRC thì doanh nghiệp cần quản lý tiến độ thực tế theo nội dung đã đăng ký của dự án, đồng thời bảo đảm tuân thủ các quy định liên quan của Luật Doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp nhận thấy không thể góp vốn hoặc triển khai dự án theo tiến độ đã đăng ký, việc để thời hạn tự hết rồi mới xử lý có thể tạo ra rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp nên rà soát và thực hiện thủ tục điều chỉnh tiến độ dự án trong trường hợp pháp luật cho phép trước khi phát sinh vi phạm.

6. Tăng vốn nhưng chưa góp ngay có được không?

Đây là tình huống thường gặp trong thực tế.

Doanh nghiệp dự kiến mở rộng dự án nên đăng ký tăng vốn nhưng nhà đầu tư chưa sẵn sàng chuyển toàn bộ khoản vốn tăng thêm vào Việt Nam ngay tại thời điểm thực hiện thủ tục.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Số vốn dự kiến tăng
• Nguồn vốn
• Nhà đầu tư thực hiện góp vốn
• Thời điểm và tiến độ góp vốn
• Nội dung tiến độ đang ghi nhận trên IRC;-
• Tài khoản sử dụng để nhận vốn theo quy định quản lý ngoại hối;-
• Khả năng thực hiện đúng tiến độ sau khi cơ quan có thẩm quyền chấp thuận điều chỉnh.

Không nên đăng ký một mức vốn quá lớn chỉ nhằm thể hiện năng lực tài chính nếu doanh nghiệp và nhà đầu tư chưa có kế hoạch góp vốn khả thi.

Khoản vốn đăng ký không chỉ là con số trên giấy tờ. Sau khi được ghi nhận trong hồ sơ doanh nghiệp hoặc hồ sơ dự án, nó có thể kéo theo nghĩa vụ góp vốn, nghĩa vụ chứng minh nguồn tiền và trách nhiệm báo cáo tiến độ thực hiện.

7. Cần thực hiện thủ tục nào khi tăng/giảm vốn?

Tùy từng trường hợp, quá trình tăng hoặc giảm vốn điều lệ của doanh nghiệp FDI có thể liên quan đến một hoặc nhiều thủ tục.

Thông thường, doanh nghiệp cần xem xét theo trình tự:

Bước 1: Rà soát hồ sơ pháp lý hiện tại

Kiểm tra ERC, IRC, Điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, tỷ lệ sở hữu, tổng vốn đầu tư, vốn góp của nhà đầu tư và tiến độ góp vốn.

Bước 2: Ban hành quyết định nội bộ

Chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông thông qua việc tăng/giảm vốn theo đúng thẩm quyền và Điều lệ doanh nghiệp.

Bước 3: Điều chỉnh dự án đầu tư nếu thuộc trường hợp phải điều chỉnh

Nếu thay đổi ảnh hưởng đến nội dung dự án đầu tư đã đăng ký, doanh nghiệp thực hiện thủ tục điều chỉnh theo quy định pháp luật về đầu tư.

Bước 4: Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký/thông báo thay đổi vốn điều lệ và các thông tin liên quan với cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.

Bước 5: Thực hiện việc góp vốn hoặc hoàn trả vốn

Dòng tiền cần được thực hiện đúng phương thức, tài khoản và quy định quản lý ngoại hối áp dụng đối với hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoài tại Việt Nam.

Bước 6: Cập nhật hồ sơ kế toán, thuế và báo cáo đầu tư

Sau khi thay đổi vốn, doanh nghiệp cần bảo đảm dữ liệu kế toán, báo cáo đầu tư và hồ sơ nội bộ phản ánh thống nhất với tình trạng thực tế.

8. Lưu ý đặc biệt về báo cáo tình hình thực hiện dự án

Đây là nội dung nhiều doanh nghiệp FDI thường bỏ sót.

Theo chế độ báo cáo hoạt động đầu tư, nhà đầu tư và tổ chức kinh tế thực hiện dự án đầu tư thuộc đối tượng phải thực hiện báo cáo định kỳ về tình hình triển khai dự án.

Báo cáo quý bao gồm các nội dung như vốn đầu tư thực hiện, doanh thu thuần, xuất khẩu, nhập khẩu, lao động, thuế và các khoản nộp ngân sách, tình hình sử dụng đất, mặt nước.

Báo cáo năm ngoài các chỉ tiêu của báo cáo quý còn có các thông tin như lợi nhuận, thu nhập của người lao động, chi phí và đầu tư cho nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, xử lý và bảo vệ môi trường, nguồn gốc công nghệ sử dụng.

Theo Nghị định 31/2021/NĐ-CP, báo cáo quý được thực hiện trước ngày 10 của tháng đầu quý sau quý báo cáo; báo cáo năm được thực hiện trước ngày 31 tháng 3 của năm sau năm báo cáo.

Việc tăng hoặc giảm vốn vì vậy cần được phản ánh nhất quán trong báo cáo tình hình thực hiện dự án, đặc biệt là chỉ tiêu về vốn đầu tư thực hiện.

9. Không nên nhầm “vốn đăng ký” với “vốn đã thực hiện”

Một sai sót khá phổ biến là sau khi được cấp IRC điều chỉnh với số vốn mới, doanh nghiệp lập tức ghi nhận toàn bộ số vốn tăng thêm là “vốn đầu tư thực hiện” trong báo cáo dự án.

Hai chỉ tiêu này không nhất thiết giống nhau.

Ví dụ, doanh nghiệp được chấp thuận tăng vốn góp của nhà đầu tư từ 20 tỷ đồng lên 40 tỷ đồng nhưng đến cuối quý nhà đầu tư mới thực tế chuyển thêm 8 tỷ đồng.

Trong trường hợp này, hồ sơ pháp lý có thể ghi nhận mức vốn đăng ký mới là 40 tỷ đồng, nhưng số liệu vốn thực hiện phải được xác định dựa trên tình hình thực tế và hồ sơ chứng từ tương ứng.

Doanh nghiệp cần bảo đảm số liệu giữa báo cáo đầu tư, chứng từ ngân hàng, sổ kế toán, báo cáo tài chính và hồ sơ góp vốn có thể đối chiếu được với nhau.

10. Rủi ro khi tiến độ góp vốn và báo cáo dự án không thống nhất

Một doanh nghiệp có thể đã hoàn thành thủ tục tăng vốn trên giấy tờ nhưng vẫn phát sinh rủi ro nếu dòng tiền thực tế và báo cáo dự án không tương ứng.

Một số tình huống cần đặc biệt lưu ý gồm:

• IRC ghi nhận đã đến hạn góp vốn nhưng nhà đầu tư chưa chuyển đủ vốn
• Doanh nghiệp đăng ký tăng vốn nhưng không thực hiện đúng tiến độ
• Số liệu vốn đầu tư thực hiện trên hệ thống báo cáo khác với chứng từ ngân hàng;
• ERC đã giảm vốn nhưng IRC vẫn ghi nhận vốn góp của nhà đầu tư ở mức cũ
• Báo cáo đầu tư tiếp tục sử dụng số liệu trước khi điều chỉnh
• Doanh nghiệp không thực hiện báo cáo quý hoặc báo cáo năm đúng thời hạn
• Tiến độ dự án thực tế chậm đáng kể so với tiến độ đã đăng ký.

Những điểm không thống nhất này có thể trở thành vấn đề khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục điều chỉnh dự án tiếp theo, chuyển nhượng vốn, chuyển nhượng dự án, gia hạn tiến độ hoặc khi cơ quan nhà nước kiểm tra tình hình triển khai dự án.

11. Giảm vốn cần đặc biệt lưu ý đến dòng tiền hoàn trả cho nhà đầu tư nước ngoài

Đối với doanh nghiệp FDI, giảm vốn không kết thúc ở việc được cấp ERC hoặc IRC điều chỉnh.

Nếu việc giảm vốn dẫn đến hoàn trả tiền hoặc tài sản cho nhà đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp cần đồng thời xem xét quy định về quản lý ngoại hối, tài khoản vốn đầu tư trực tiếp, nghĩa vụ thuế và chứng từ chứng minh giao dịch.

Trước khi thực hiện việc chuyển tiền ra nước ngoài, cần bảo đảm rằng thủ tục pháp lý liên quan đến việc giảm vốn đã được hoàn thành theo đúng trường hợp áp dụng và doanh nghiệp vẫn đáp ứng điều kiện thanh toán các nghĩa vụ tài chính.

Đặc biệt, không nên thực hiện việc “rút vốn trước, điều chỉnh giấy phép sau”, bởi cách thực hiện này có thể làm phát sinh sự không thống nhất giữa dòng tiền thực tế và hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.

12. Những nội dung doanh nghiệp FDI nên kiểm tra trước khi điều chỉnh vốn

Trước khi quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp nên thực hiện một đợt rà soát tổng thể ít nhất đối với các nội dung sau:

Thứ nhất, kiểm tra ERC: vốn điều lệ hiện tại, thành viên/cổ đông và tỷ lệ sở hữu.

Thứ hai, kiểm tra IRC: tổng vốn đầu tư, vốn góp của nhà đầu tư, nguồn vốn huy động và tiến độ góp vốn.

Thứ ba, kiểm tra tình trạng góp vốn thực tế: số tiền đã chuyển, thời điểm chuyển tiền, tài khoản nhận tiền và chứng từ ngân hàng.

Thứ tư, kiểm tra báo cáo đầu tư: số vốn thực hiện đã kê khai trong các kỳ báo cáo trước có phù hợp với chứng từ và sổ kế toán hay không.

Thứ năm, kiểm tra tiến độ dự án: dự án có đang thực hiện đúng tiến độ đã đăng ký hay đã phát sinh tình trạng chậm tiến độ.

Thứ sáu, kiểm tra khả năng thanh toán: đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp dự kiến giảm vốn và hoàn trả tiền cho nhà đầu tư.

Thứ bảy, kiểm tra tỷ lệ sở hữu nước ngoài: nếu việc tăng vốn có sự tham gia của nhà đầu tư mới hoặc làm thay đổi tỷ lệ sở hữu, cần xem xét thêm điều kiện tiếp cận thị trường và các thủ tục đầu tư có liên quan.

Tăng hoặc giảm vốn điều lệ của doanh nghiệp FDI là một quá trình có sự giao thoa giữa pháp luật doanh nghiệp, pháp luật đầu tư, quản lý ngoại hối, kế toán và nghĩa vụ báo cáo dự án.

Doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào việc thay đổi con số vốn điều lệ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Điều quan trọng hơn là phải xác định sự thay đổi đó có ảnh hưởng đến vốn góp của nhà đầu tư, tổng vốn đầu tư, tiến độ góp vốn và các nội dung của dự án trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hay không.

Đối với trường hợp tăng vốn, cần xây dựng tiến độ góp vốn khả thi và bảo đảm dòng tiền được thực hiện phù hợp với hồ sơ đã đăng ký. Đối với trường hợp giảm vốn, cần kiểm tra kỹ điều kiện giảm vốn, khả năng thanh toán và thủ tục hoàn trả vốn cho nhà đầu tư.

Sau khi điều chỉnh, doanh nghiệp cũng cần cập nhật kịp thời tình hình thực hiện dự án và bảo đảm số liệu về vốn đầu tư thực hiện trong báo cáo quý, báo cáo năm thống nhất với chứng từ ngân hàng, sổ kế toán và hồ sơ pháp lý.

Việc rà soát đồng thời ERC - IRC - tiến độ góp vốn - dòng tiền - báo cáo đầu tư trước và sau khi điều chỉnh vốn là biện pháp quan trọng giúp doanh nghiệp FDI hạn chế rủi ro pháp lý và duy trì hồ sơ đầu tư nhất quán trong suốt quá trình hoạt động tại Việt Nam.

Xem thêm: Chi phí duy trì công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam