Thay đổi tên doanh nghiệp có phải cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài không?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thay đổi tên để phù hợp với định hướng kinh doanh, tái cấu trúc thương hiệu hoặc chiến lược phát triển mới. Việc đổi tên doanh nghiệp về nguyên tắc không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đang sử dụng người lao động nước ngoài và trên giấy phép lao động đã cấp có ghi tên doanh nghiệp cũ, một vấn đề quan trọng phát sinh là: doanh nghiệp có phải cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài sau khi đổi tên hay không?

Theo quy định hiện hành, câu trả lời là có, nếu doanh nghiệp đổi tên nhưng không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động và giấy phép lao động của người nước ngoài vẫn còn thời hạn. Đây thuộc trường hợp thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động, không phải xin cấp giấy phép lao động mới.

Căn cứ pháp lý về việc cấp lại giấy phép lao động khi doanh nghiệp đổi tên

Từ ngày 07/8/2025, Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực và thay thế các quy định về lao động nước ngoài tại Nghị định số 152/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 70/2023/NĐ-CP. Nghị định 219/2025/NĐ-CP hiện là căn cứ quan trọng điều chỉnh việc cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài tại Việt Nam.

Theo khoản 2 Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trường hợp thay đổi một trong các nội dung ghi trên giấy phép lao động còn thời hạn gồm họ và tên, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động thì thuộc trường hợp cấp lại giấy phép lao động.

Như vậy, nếu Công ty A đổi tên thành Công ty B nhưng vẫn giữ nguyên mã số doanh nghiệp/mã số định danh của người sử dụng lao động, trong khi giấy phép lao động của người nước ngoài vẫn ghi Công ty A, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cấp lại để thông tin trên giấy phép phù hợp với tên mới.

Đổi tên doanh nghiệp có phải xin giấy phép lao động mới không?

Thông thường là không. Cần phân biệt rõ giữa "cấp lại giấy phép lao động" và "cấp giấy phép lao động mới".

Khi doanh nghiệp chỉ thay đổi tên nhưng không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động, về bản chất người sử dụng lao động vẫn là cùng một chủ thể. Việc thay đổi tên doanh nghiệp cũng không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Do đó, pháp luật không yêu cầu thực hiện toàn bộ thủ tục xin giấy phép lao động mới chỉ vì doanh nghiệp đổi tên. Thay vào đó, nếu giấy phép lao động còn thời hạn, doanh nghiệp thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động để cập nhật tên người sử dụng lao động.

Ví dụ, Công ty TNHH ABC Việt Nam đang sử dụng một chuyên gia nước ngoài có giấy phép lao động còn thời hạn đến tháng 12/2027. Tháng 10/2026, doanh nghiệp đổi tên thành Công ty TNHH XYZ Việt Nam nhưng mã số doanh nghiệp không thay đổi. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần làm thủ tục cấp lại giấy phép lao động để tên người sử dụng lao động trên giấy phép được cập nhật thành Công ty TNHH XYZ Việt Nam.

Điều kiện quan trọng: Không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động

Một trong những điểm cần đặc biệt lưu ý trong Nghị định 219/2025/NĐ-CP là quy định không chỉ đề cập đến việc đổi tên mà còn đặt điều kiện không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động.

Điều này giúp phân biệt trường hợp doanh nghiệp đơn thuần thay đổi tên với trường hợp người lao động thực tế chuyển sang làm việc cho một người sử dụng lao động khác.
Nếu chỉ đổi tên và vẫn là cùng một người sử dụng lao động, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục cấp lại.

Ngược lại, nếu người lao động chuyển sang một pháp nhân khác, có mã số định danh khác, thì không thể áp dụng thủ tục cấp lại chỉ với lý do đổi tên. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định người lao động nước ngoài đang có giấy phép lao động còn hiệu lực nhưng muốn làm việc cho người sử dụng lao động khác, dù cùng vị trí và lĩnh vực làm việc, phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động theo quy định.

Do đó, doanh nghiệp cần xác định chính xác việc thay đổi tên có làm thay đổi chủ thể sử dụng lao động hay không trước khi lựa chọn thủ tục.

Hồ sơ cấp lại giấy phép lao động khi doanh nghiệp thay đổi tên

Theo Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động trong trường hợp đổi tên người sử dụng lao động bao gồm văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo Mẫu số 03, 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm, giấy tờ chứng minh việc thay đổi nội dung trên giấy phép và giấy phép lao động còn thời hạn.

Đối với trường hợp doanh nghiệp đổi tên, giấy tờ chứng minh việc thay đổi có thể là tài liệu đăng ký doanh nghiệp thể hiện tên mới và các tài liệu liên quan chứng minh doanh nghiệp chỉ thay đổi tên nhưng vẫn giữ nguyên mã số định danh.

Doanh nghiệp nên kiểm tra tính thống nhất giữa Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, giấy phép lao động hiện tại và các giấy tờ liên quan trước khi nộp hồ sơ để hạn chế việc phải bổ sung hoặc giải trình.

Nộp hồ sơ cấp lại giấy phép lao động ở đâu?

Theo Điều 25 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp hoặc thông qua các hình thức được pháp luật cho phép như dịch vụ bưu chính công ích, thuê dịch vụ hoặc ủy quyền.

Sau khi tiếp nhận, hồ sơ được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền để xem xét và giải quyết theo quy định.

Do cơ chế phân cấp cụ thể có thể được UBND cấp tỉnh tổ chức tại từng địa phương, doanh nghiệp nên kiểm tra cơ quan tiếp nhận thực tế tại tỉnh, thành phố nơi người lao động đang làm việc trước khi nộp hồ sơ.

Thời gian cấp lại giấy phép lao động là bao lâu?

Theo khoản 3 Điều 25 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp lại giấy phép cho người lao động nước ngoài. Nếu không cấp lại, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Đây là thời hạn giải quyết theo quy định khi hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ. Trên thực tế, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ ngay sau khi hoàn tất việc thay đổi tên để tránh tình trạng thông tin của người sử dụng lao động trên giấy phép lao động không còn phù hợp với hồ sơ pháp lý hiện hành.

Giấy phép lao động được cấp lại có thời hạn bao lâu?

Việc cấp lại giấy phép lao động không làm thời hạn của giấy phép bắt đầu lại từ đầu.

Điều 26 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại bằng thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp trừ đi thời gian người lao động nước ngoài đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại.

Ví dụ, người lao động được cấp giấy phép có thời hạn 24 tháng và đã làm việc được 8 tháng trước thời điểm doanh nghiệp đề nghị cấp lại do đổi tên. Việc cấp lại không tạo ra một thời hạn 24 tháng mới; thời hạn còn lại về nguyên tắc được xác định trên cơ sở thời gian còn lại của giấy phép đã cấp.

Điểm này đặc biệt quan trọng để doanh nghiệp phân biệt thủ tục cấp lại với thủ tục gia hạn giấy phép lao động.

Nếu không cấp lại giấy phép lao động sau khi đổi tên doanh nghiệp thì sao?

Sau khi doanh nghiệp thay đổi tên, tên người sử dụng lao động trên giấy phép lao động cũ sẽ không còn thống nhất với thông tin đăng ký doanh nghiệp hiện hành. Trong khi đó, Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã xác định rõ việc đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh là một trong các trường hợp thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động.

Đáng chú ý, Nghị định cũng quy định trường hợp người sử dụng lao động hoặc người lao động nước ngoài không thực hiện đúng quy định về cấp, cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động có thể thuộc trường hợp giấy phép lao động bị thu hồi.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên tiếp tục sử dụng lâu dài giấy phép mang tên doanh nghiệp cũ mà không thực hiện thủ tục cập nhật theo quy định.

Phân biệt đổi tên doanh nghiệp và thay đổi người sử dụng lao động

Hai trường hợp này có thể có biểu hiện tương đối giống nhau trên hồ sơ nhưng hậu quả pháp lý về giấy phép lao động lại khác nhau.

Nếu doanh nghiệp chỉ thay đổi tên, vẫn giữ nguyên mã số định danh và vẫn là cùng một chủ thể sử dụng lao động, doanh nghiệp thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động.

Nếu người lao động chuyển sang một doanh nghiệp khác, tức người sử dụng lao động thay đổi, thì không được coi đơn thuần là trường hợp đổi tên. Đối với người lao động đã có giấy phép lao động còn hiệu lực và có nhu cầu làm việc cho người sử dụng lao động khác ở cùng vị trí và lĩnh vực làm việc, Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động.

Việc xác định đúng bản chất thay đổi là yếu tố quan trọng để tránh lựa chọn sai thủ tục hành chính.

Doanh nghiệp cần làm gì sau khi thay đổi tên?

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thể hiện tên mới, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ hồ sơ của người lao động nước ngoài đang làm việc tại doanh nghiệp.

Đối với những người có giấy phép lao động còn thời hạn nhưng giấy phép vẫn thể hiện tên doanh nghiệp cũ, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ cấp lại theo Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Đồng thời, doanh nghiệp nên rà soát hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ xuất nhập cảnh và các giấy tờ liên quan để bảo đảm thông tin về người sử dụng lao động được sử dụng thống nhất.

Nếu doanh nghiệp có nhiều lao động nước ngoài, việc rà soát nên được thực hiện đồng thời ngay sau khi thay đổi tên thay vì chờ đến thời điểm từng giấy phép sắp hết hạn.

Thay đổi tên doanh nghiệp có phải cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài không? Câu trả lời là có trong trường hợp giấy phép lao động vẫn còn thời hạn, tên người sử dụng lao động trên giấy phép thay đổi nhưng mã số định danh của người sử dụng lao động không thay đổi.

Theo khoản 2 Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, đây là trường hợp cấp lại giấy phép lao động, chứ không phải mặc nhiên thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động mới. Hồ sơ cấp lại được thực hiện theo Điều 24 và thủ tục giải quyết được quy định tại Điều 25 Nghị định này. Thời gian xử lý theo quy định là 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ.

Doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm tra mã số định danh của người sử dụng lao động. Nếu mã số này vẫn giữ nguyên và chỉ có tên doanh nghiệp thay đổi, có thể áp dụng thủ tục cấp lại. Nếu người lao động thực tế chuyển sang một người sử dụng lao động khác, doanh nghiệp cần xác định thủ tục cấp giấy phép lao động phù hợp thay vì áp dụng thủ tục cấp lại.

Xem thêm: Chuyển đổi Giấy phép lao động khi thay đổi vị trí công tác hoặc đổi công ty: Thủ tục thu hồi và cấp mới