Thuế nhà thầu nước ngoài (FCT): Nghĩa vụ thuế khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ phần mềm, marketing, tư vấn từ công ty ở nước ngoài

Trong quá trình hoạt động, ngày càng nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam mua hoặc sử dụng dịch vụ từ các công ty ở nước ngoài. Những giao dịch phổ biến có thể kể đến như mua phần mềm và dịch vụ SaaS, thuê nền tảng công nghệ, chạy quảng cáo trực tuyến, sử dụng dịch vụ marketing, thuê tư vấn quản lý, tư vấn kỹ thuật hoặc các dịch vụ chuyên môn khác.

Một vấn đề doanh nghiệp thường quan tâm là: khi trả tiền cho một công ty ở nước ngoài, doanh nghiệp Việt Nam có phải nộp thuế nhà thầu nước ngoài hay không?

Trong nhiều trường hợp, câu trả lời là có. Việc nhà cung cấp không thành lập công ty, không có văn phòng hoặc nhân viên thường trú tại Việt Nam không đồng nghĩa giao dịch chắc chắn nằm ngoài phạm vi thuế tại Việt Nam.

Bài viết dưới đây giúp doanh nghiệp hiểu về thuế nhà thầu nước ngoài (Foreign Contractor Tax – FCT), những trường hợp thường gặp khi mua dịch vụ phần mềm, marketing và tư vấn từ nước ngoài, cũng như các vấn đề cần lưu ý để hạn chế rủi ro về thuế.

Thuế nhà thầu nước ngoài (FCT) là gì?

Thuế nhà thầu nước ngoài, thường được gọi là Foreign Contractor Tax (FCT), là cách gọi phổ biến đối với nghĩa vụ thuế áp dụng cho tổ chức, cá nhân nước ngoài có hoạt động kinh doanh hoặc phát sinh thu nhập tại Việt Nam theo các điều kiện pháp luật quy định.
FCT không phải lúc nào cũng là một sắc thuế độc lập. Đối với nhà thầu nước ngoài là tổ chức, nghĩa vụ thuế thường liên quan đến thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), tùy theo bản chất giao dịch và phương pháp thực hiện nghĩa vụ thuế.

Điểm doanh nghiệp Việt Nam cần đặc biệt chú ý là nghĩa vụ thuế có thể phát sinh ngay cả khi nhà cung cấp dịch vụ:

• Không thành lập pháp nhân tại Việt Nam
• Không có văn phòng tại Việt Nam
• Không cử nhân viên thường xuyên làm việc tại Việt Nam
• Ký hợp đồng hoàn toàn qua phương thức điện tử
• Cung cấp dịch vụ từ máy chủ hoặc hệ thống đặt ở nước ngoài
• Nhận thanh toán bằng ngoại tệ vào tài khoản ngân hàng ở nước ngoài.

Do đó, không nên chỉ căn cứ vào địa điểm đặt trụ sở của nhà cung cấp để kết luận giao dịch có thuộc diện FCT hay không.

Khi nào doanh nghiệp sử dụng dịch vụ từ nước ngoài cần quan tâm đến FCT?

Khi doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng với tổ chức nước ngoài để mua hàng hóa, dịch vụ hoặc quyền sử dụng tài sản và nhà cung cấp có thu nhập phát sinh tại Việt Nam thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định về thuế nhà thầu, nghĩa vụ FCT có thể xuất hiện.

Các giao dịch hiện nay thường gặp gồm:

• Mua hoặc thuê phần mềm
• Sử dụng SaaS và các nền tảng điện toán đám mây
• Mua license hoặc quyền sử dụng phần mềm
• Thuê dịch vụ lưu trữ dữ liệu
• Thuê nền tảng quản trị doanh nghiệp
• Quảng cáo trực tuyến
• Digital marketing
• SEO và dịch vụ truyền thông
• Nghiên cứu thị trường
• Tư vấn quản lý
• Tư vấn tài chính
• Tư vấn kỹ thuật
• Thiết kế
• Đào tạo trực tuyến
• Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì hệ thống.

Tuy nhiên, không phải mọi khoản thanh toán ra nước ngoài đều có cách tính FCT giống nhau. Muốn xác định chính xác nghĩa vụ thuế, trước tiên phải phân tích bản chất của khoản thu nhập mà nhà cung cấp nước ngoài nhận được.

FCT đối với dịch vụ phần mềm từ công ty nước ngoài

Đây là một trong những nhóm giao dịch dễ gây nhầm lẫn nhất.

Doanh nghiệp Việt Nam hiện có thể sử dụng hàng chục loại phần mềm nước ngoài phục vụ kế toán, quản lý khách hàng, thiết kế, lưu trữ dữ liệu, quản lý dự án, nhân sự, bán hàng và nhiều hoạt động khác.

Khi xem xét FCT, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào tên hợp đồng là "Software Agreement" hay "Subscription Agreement". Cần xác định doanh nghiệp thực tế đang trả tiền cho điều gì.

Mua phần mềm hay sử dụng dịch vụ phần mềm?

Một hợp đồng liên quan đến phần mềm có thể chứa nhiều thành phần khác nhau, chẳng hạn:

• Quyền sử dụng phần mềm
• Bản quyền hoặc quyền khai thác quyền sở hữu trí tuệ
• Phí thuê bao SaaS
• Dịch vụ triển khai
• Cài đặt và cấu hình
• Bảo trì
• Hỗ trợ kỹ thuật
• Đào tạo
• Nâng cấp hệ thống.

Việc phân loại khoản thanh toán có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cách xác định thuế GTGT và thuế TNDN áp dụng cho nhà thầu nước ngoài.

Đặc biệt, cần phân biệt giữa sản phẩm phần mềm, dịch vụ phần mềm và khoản thanh toán mang bản chất tiền bản quyền/quyền sử dụng. Đây là những khái niệm có thể dẫn đến cách xử lý thuế khác nhau.

SaaS và cloud service cần được xem xét theo bản chất

Với mô hình SaaS, doanh nghiệp thường không nhận một bản phần mềm để sở hữu mà được cấp tài khoản truy cập vào hệ thống của nhà cung cấp.

Ví dụ, doanh nghiệp trả phí định kỳ theo tháng hoặc năm để sử dụng hệ thống CRM, ERP, quản lý dự án hoặc nền tảng lưu trữ dữ liệu.

Trong trường hợp này, hợp đồng, quyền của khách hàng đối với phần mềm, phạm vi dịch vụ, quyền sở hữu trí tuệ và cách thức cung cấp dịch vụ cần được xem xét đồng thời.

Doanh nghiệp không nên mặc định rằng cứ thanh toán cho "software" thì được áp dụng cùng một cách tính thuế.

FCT đối với dịch vụ marketing và quảng cáo từ nước ngoài

Một tình huống khác rất phổ biến là doanh nghiệp Việt Nam thuê công ty nước ngoài thực hiện hoạt động marketing.

Ví dụ:

Một doanh nghiệp tại Việt Nam ký hợp đồng với một agency tại Singapore để thực hiện chiến dịch quảng bá sản phẩm tại Việt Nam. Agency thực hiện việc lên kế hoạch, sản xuất nội dung, tối ưu quảng cáo và báo cáo kết quả từ Singapore.

Mặc dù agency không có văn phòng tại Việt Nam, khoản thu nhập của agency vẫn cần được xem xét theo các quy định về thuế nhà thầu.

Các dịch vụ thường gặp bao gồm:

• Quảng cáo trực tuyến
• Quản lý chiến dịch quảng cáo
• Social media marketing
• SEO
• Content marketing
• Email marketing
• Influencer marketing
• Nghiên cứu và phân tích thị trường
• Tư vấn thương hiệu
• Thiết kế chiến dịch truyền thông.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân biệt trường hợp mua dịch vụ trực tiếp từ nhà cung cấp nước ngoài với trường hợp giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài thuộc cơ chế thuế dành cho hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác tại Việt Nam.

Việc nhà cung cấp nước ngoài đã thực hiện nghĩa vụ thuế theo một cơ chế nhất định có thể ảnh hưởng đến trách nhiệm kê khai, khấu trừ hoặc chứng từ mà doanh nghiệp Việt Nam cần lưu giữ.

FCT đối với dịch vụ tư vấn từ nước ngoài

Dịch vụ tư vấn là nhóm giao dịch đặc biệt phổ biến trong các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc doanh nghiệp Việt Nam làm việc với tập đoàn quốc tế.

Các khoản phí thường gặp gồm:

• Management consulting fee
• Technical consulting fee
• Financial advisory fee
• Legal consulting fee
• Market research fee
• Engineering consulting fee
• IT consulting fee
• Business development consulting fee.

Ví dụ, một doanh nghiệp Việt Nam thuê công ty tư vấn tại Nhật Bản xây dựng chiến lược vận hành. Công ty Nhật Bản thực hiện phần lớn công việc tại Nhật và gửi báo cáo cho khách hàng tại Việt Nam.

Không nên mặc định rằng vì chuyên gia thực hiện công việc ở Nhật Bản nên khoản phí tư vấn chắc chắn không chịu FCT tại Việt Nam.

Việc xác định nghĩa vụ thuế cần dựa trên bản chất dịch vụ, nơi dịch vụ được cung cấp/tiêu dùng theo quy định liên quan, nguồn thu nhập và các điều khoản cụ thể trong hợp đồng.

Ai là người kê khai và nộp FCT?

Tùy phương pháp thực hiện nghĩa vụ thuế của nhà thầu nước ngoài, trách nhiệm kê khai có thể khác nhau.

Trong trường hợp phổ biến mà bên Việt Nam kê khai và nộp thay, doanh nghiệp Việt Nam sẽ khấu trừ số thuế phải nộp trước khi thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài và thực hiện khai, nộp thuế theo quy định.

Đây là lý do doanh nghiệp cần xác định FCT ngay từ giai đoạn đàm phán hợp đồng, thay vì đợi đến khi thanh toán mới xử lý.

Nếu hợp đồng không quy định rõ giá đã bao gồm thuế hay chưa, doanh nghiệp có thể phát sinh tranh chấp với nhà cung cấp về việc bên nào thực tế chịu chi phí thuế.

Hợp đồng NET và GROSS ảnh hưởng thế nào đến FCT?

Đây là vấn đề quan trọng khi ký hợp đồng dịch vụ với nhà cung cấp nước ngoài.

Giả sử hợp đồng quy định nhà cung cấp phải nhận đủ 100.000 USD sau thuế.

Nếu doanh nghiệp Việt Nam chịu toàn bộ các khoản thuế phát sinh tại Việt Nam, giá trị hợp đồng mang tính NET. Khi đó, doanh nghiệp có thể phải quy đổi doanh thu tính thuế theo quy định trước khi xác định số thuế phải nộp.

Ngược lại, nếu 100.000 USD là giá đã bao gồm các nghĩa vụ thuế mà nhà thầu phải chịu, doanh nghiệp có thể khấu trừ phần thuế tương ứng và chuyển số tiền còn lại cho nhà cung cấp.

Sự khác biệt này có thể ảnh hưởng đáng kể đến tổng chi phí thực tế của hợp đồng.

Vì vậy, hợp đồng nên quy định rõ:

• Giá hợp đồng đã bao gồm thuế tại Việt Nam hay chưa
• Bên nào chịu FCT
• Bên nào chịu phí ngân hàng
• Doanh nghiệp Việt Nam có quyền khấu trừ thuế trước khi thanh toán hay không
• Nghĩa vụ cung cấp chứng từ thuế cho nhà cung cấp.

Thuế suất FCT có giống nhau cho mọi dịch vụ không?

Không.

Tỷ lệ thuế phụ thuộc vào bản chất hoạt động kinh doanh và khoản thu nhập của nhà thầu nước ngoài.

Đối với phương pháp tính thuế trực tiếp trên doanh thu, pháp luật quy định các tỷ lệ thuế GTGT và tỷ lệ thuế TNDN khác nhau cho từng nhóm hoạt động như dịch vụ, phân phối hàng hóa, xây dựng, cho thuê máy móc thiết bị, tiền bản quyền và các loại hoạt động khác.

Do đó, doanh nghiệp không nên sử dụng một tỷ lệ FCT cố định cho mọi khoản thanh toán ra nước ngoài.

Ví dụ, cùng một hợp đồng công nghệ nhưng khoản phí license, phí triển khai, phí đào tạo và phí hỗ trợ kỹ thuật có thể cần được phân tích riêng nếu hợp đồng cho phép xác định từng phần doanh thu.

Ngược lại, nếu hợp đồng gộp nhiều hoạt động nhưng không tách riêng giá trị, việc xác định tỷ lệ thuế có thể trở nên bất lợi hơn cho doanh nghiệp theo các nguyên tắc áp dụng đối với hợp đồng có nhiều hoạt động kinh doanh.

Hiệp định tránh đánh thuế hai lần có giúp giảm FCT không?

Trong một số trường hợp, Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (DTA) giữa Việt Nam và quốc gia nơi nhà cung cấp cư trú có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế TNDN tại Việt Nam.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên hiểu rằng cứ có DTA là tự động được miễn FCT.

Việc áp dụng Hiệp định phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Nhà cung cấp có phải đối tượng cư trú của quốc gia ký Hiệp định hay không
• Khoản thu nhập thuộc điều khoản nào của Hiệp định
• Nhà cung cấp có cơ sở thường trú tại Việt Nam hay không
• Khoản thanh toán có được xem là tiền bản quyền hay không
• Các điều kiện hưởng lợi ích Hiệp định
• Hồ sơ và thủ tục áp dụng Hiệp định.

Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng đối với các hợp đồng tư vấn, dịch vụ kỹ thuật, license phần mềm và chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ.

Những sai sót FCT doanh nghiệp thường gặp

Sai sót đầu tiên là cho rằng nhà cung cấp không có văn phòng tại Việt Nam thì không có FCT. Đây là cách hiểu có thể dẫn đến rủi ro thuế.

Sai sót thứ hai là coi tất cả dịch vụ công nghệ giống nhau. Phần mềm, SaaS, license, hosting, hỗ trợ kỹ thuật và bản quyền có thể có bản chất pháp lý và cách xử lý thuế khác nhau.

Sai sót thứ ba là chỉ kiểm tra FCT sau khi tiền đã được chuyển ra nước ngoài. Khi đó, nếu hợp đồng quy định nhà cung cấp phải nhận đủ số tiền, doanh nghiệp Việt Nam có thể phải tự chịu phần thuế phát sinh.

Sai sót thứ tư là không tách giá trị từng hạng mục trong hợp đồng. Một hợp đồng gồm software license, implementation, training và technical support nhưng chỉ ghi một mức giá tổng có thể khiến quá trình xác định nghĩa vụ thuế trở nên phức tạp.

Sai sót thứ năm là áp dụng Hiệp định tránh đánh thuế hai lần nhưng không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị những hồ sơ gì?

Đối với giao dịch dịch vụ xuyên biên giới, doanh nghiệp nên xây dựng bộ hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu.

Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm:

• Hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài
• Purchase Order
• Invoice
• Biên bản nghiệm thu
• Báo cáo công việc
• Tài liệu chứng minh dịch vụ đã được thực hiện
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
• Hồ sơ kê khai và nộp FCT
• Tài liệu liên quan đến quyền sử dụng phần mềm
• Thỏa thuận license
• Tài liệu về quyền sở hữu trí tuệ
• Chứng từ cư trú thuế nếu áp dụng DTA
• Hồ sơ liên quan đến việc áp dụng Hiệp định tránh đánh thuế hai lần.

Bộ chứng từ này không chỉ phục vụ FCT mà còn có ý nghĩa khi doanh nghiệp chứng minh tính hợp lệ của chi phí cho mục đích thuế TNDN và xử lý các vấn đề thuế liên quan.

Nên kiểm tra FCT trước khi ký hợp đồng với công ty nước ngoài

Cách an toàn hơn là thực hiện việc đánh giá FCT trước khi ký hợp đồng và trước khi thanh toán, thay vì xử lý sau khi giao dịch đã hoàn tất.

Doanh nghiệp có thể thực hiện theo trình tự:

Bước 1: Xác định chính xác nhà cung cấp và quốc gia cư trú thuế.

Bước 2: Phân tích bản chất hàng hóa, dịch vụ hoặc quyền mà doanh nghiệp đang mua.

Bước 3: Xác định giao dịch có thuộc phạm vi áp dụng thuế nhà thầu tại Việt Nam hay không.

Bước 4: Xác định từng thành phần doanh thu trong hợp đồng và tỷ lệ thuế tương ứng.

Bước 5: Kiểm tra điều khoản NET/GROSS và xác định bên chịu thuế.

Bước 6: Kiểm tra khả năng áp dụng DTA nếu phù hợp.

Bước 7: Xác định trách nhiệm đăng ký, kê khai, khấu trừ và nộp thuế.

Bước 8: Chuẩn bị đầy đủ chứng từ trước khi ghi nhận chi phí và thanh toán.

Việc thực hiện các bước này ngay từ đầu giúp doanh nghiệp xác định chính xác hơn tổng chi phí của giao dịch và tránh trường hợp ngân sách ban đầu không tính đến FCT.

Ví dụ thực tế

Giả sử Công ty A tại Việt Nam ký hợp đồng với Công ty B tại nước ngoài để sử dụng một nền tảng công nghệ trong 12 tháng.

Tổng giá trị hợp đồng là 60.000 USD, bao gồm:

• Quyền sử dụng nền tảng;
• Phí thiết lập hệ thống;
• Dịch vụ đào tạo nhân viên;
• Hỗ trợ kỹ thuật trong 12 tháng.

Nếu doanh nghiệp chỉ nhìn vào tên hợp đồng "Software Subscription" và áp dụng một cách xử lý duy nhất cho toàn bộ 60.000 USD, kết quả thuế có thể không phản ánh đúng bản chất giao dịch.

Thay vào đó, doanh nghiệp nên kiểm tra:

Phần quyền sử dụng nền tảng có bản chất gì? Phí thiết lập thuộc dịch vụ nào? Đào tạo được thực hiện ở đâu? Hỗ trợ kỹ thuật được cung cấp theo hình thức nào? Hợp đồng có tách giá từng phần không? Có thành phần nào liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ không?

Sau khi trả lời các câu hỏi này mới có cơ sở xác định cách xử lý FCT phù hợp.

FCT không chỉ là vấn đề của bộ phận kế toán

Trên thực tế, rủi ro thuế nhà thầu thường bắt đầu từ hợp đồng thương mại, trước khi hồ sơ được chuyển đến bộ phận kế toán.

Bộ phận marketing có thể tự đăng ký một nền tảng quảng cáo nước ngoài. Bộ phận IT có thể mua SaaS bằng thẻ công ty. Ban giám đốc có thể thuê chuyên gia tư vấn nước ngoài.

Bộ phận nhân sự có thể đăng ký một nền tảng tuyển dụng quốc tế.

Nếu doanh nghiệp không có quy trình kiểm soát các khoản mua dịch vụ xuyên biên giới, bộ phận kế toán có thể chỉ phát hiện giao dịch sau khi khoản tiền đã được thanh toán.

Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nội bộ trong đó các hợp đồng và khoản thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài được kiểm tra về thuế trước khi ký kết hoặc thanh toán.

Việc doanh nghiệp Việt Nam sử dụng phần mềm, dịch vụ marketing, quảng cáo, tư vấn và các nền tảng kỹ thuật số từ công ty nước ngoài ngày càng phổ biến. Đi cùng với sự thuận tiện của các giao dịch xuyên biên giới là những nghĩa vụ thuế mà doanh nghiệp cần xem xét, trong đó thuế nhà thầu nước ngoài (FCT) là một trong những vấn đề quan trọng nhất.

Không nên chỉ dựa vào việc nhà cung cấp có hay không có văn phòng tại Việt Nam để xác định nghĩa vụ thuế. Thay vào đó, doanh nghiệp cần phân tích bản chất giao dịch, nội dung hợp đồng, cách cung cấp dịch vụ, loại thu nhập của nhà thầu, điều khoản NET/GROSS và khả năng áp dụng Hiệp định tránh đánh thuế hai lần.

Đặc biệt với các hợp đồng liên quan đến software, SaaS, cloud service, digital marketing, advertising, management consulting và technical consulting, việc đánh giá nghĩa vụ FCT trước khi ký hợp đồng có thể giúp doanh nghiệp tránh được đáng kể các rủi ro về truy thu thuế, tiền chậm nộp và chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

Xem thêm: Quy định hoàn thuế GTGT cho doanh nghiệp FDI xuất khẩu: Các sai sót thường gặp