Từ 11/9/2026, Việt Nam áp dụng chứng nhận Apostille thay cho Hợp pháp hóa lãnh sự

Từ ngày 11/9/2026, Việt Nam chính thức áp dụng Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài, thường được gọi là Công ước Apostille. Đây là một thay đổi quan trọng đối với cá nhân, doanh nghiệp Việt Nam có nhu cầu sử dụng giấy tờ ở nước ngoài cũng như người nước ngoài, nhà đầu tư và doanh nghiệp cần sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam.

Theo cơ chế mới, đối với giấy tờ công lưu thông giữa Việt Nam và quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam, về nguyên tắc không còn phải trải qua chuỗi thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự như trước. Thay vào đó, giấy tờ chỉ cần được cấp Chứng nhận Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ được lập để được công nhận về mặt xác thực tại quốc gia tiếp nhận.

Việt Nam chính thức áp dụng Công ước Apostille từ ngày 11/9/2026

Ngày 23/7/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài. Nghị định có hiệu lực từ ngày 11/9/2026.

Cùng thời điểm này, Công ước Apostille bắt đầu có hiệu lực đối với Việt Nam. Theo thông tin của Bộ Ngoại giao, ngày 11/9/2026, Công ước được áp dụng giữa Việt Nam và 125 quốc gia thành viên, qua đó đơn giản hóa đáng kể quá trình sử dụng giấy tờ công giữa Việt Nam và các quốc gia thuộc phạm vi áp dụng.

Điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với các loại hồ sơ thường xuyên phải sử dụng xuyên biên giới như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, lý lịch tư pháp, văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ doanh nghiệp, quyết định của cơ quan nhà nước và nhiều loại giấy tờ công khác thuộc phạm vi Công ước.

Chứng nhận Apostille là gì?

Apostille là chứng nhận được cấp theo Công ước La Hay năm 1961 nhằm xác nhận nguồn gốc của một giấy tờ công để giấy tờ đó có thể được sử dụng tại quốc gia thành viên khác thuộc phạm vi áp dụng của Công ước.

Chứng nhận Apostille xác nhận các yếu tố như tính xác thực của chữ ký, chức danh hoặc thẩm quyền của người ký và con dấu trên giấy tờ. Tuy nhiên, cần đặc biệt lưu ý rằng Apostille không xác nhận tính chính xác hay hợp pháp của nội dung được ghi trong giấy tờ.

Ví dụ, nếu một bằng đại học được cấp hợp pháp tại một quốc gia thành viên và cần sử dụng tại Việt Nam, Apostille có chức năng xác nhận nguồn gốc, chữ ký, tư cách người ký hoặc con dấu liên quan đến văn bằng đó. Apostille không có nghĩa là cơ quan cấp Apostille xác nhận người sở hữu văn bằng thực sự có trình độ chuyên môn tương ứng hay xác nhận toàn bộ nội dung của văn bằng.

Apostille khác gì với Hợp pháp hóa lãnh sự?

Trước khi Công ước Apostille có hiệu lực đối với Việt Nam, nhiều giấy tờ nước ngoài muốn sử dụng hợp pháp tại Việt Nam phải trải qua thủ tục chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự. Tương tự, giấy tờ Việt Nam sử dụng ở nước ngoài trong nhiều trường hợp cũng phải qua nhiều bước xác nhận.

Quy trình này có thể liên quan đến cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia cấp giấy tờ, cơ quan ngoại giao và cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của quốc gia nơi giấy tờ sẽ được sử dụng.

Cơ chế Apostille giúp rút ngắn đáng kể quy trình này.

Thay vì thực hiện một chuỗi xác nhận qua nhiều cơ quan, giấy tờ thuộc phạm vi Công ước có thể chỉ cần một Chứng nhận Apostille do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ được lập cấp. Sau đó, giấy tờ có thể được sử dụng tại quốc gia thành viên khác mà không cần thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo cơ chế truyền thống.

Đây chính là mục tiêu cốt lõi của Công ước Apostille: đơn giản hóa quá trình xác thực giấy tờ công khi sử dụng ở nước ngoài.

Giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam từ ngày 11/9/2026

Đối với giấy tờ công được cấp tại quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam, người sử dụng giấy tờ cần xin Chứng nhận Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ được cấp.

Sau khi được cấp Apostille hợp lệ, giấy tờ có thể được sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự thuộc phạm vi được miễn theo Công ước.

Ví dụ, theo thông báo của Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ, từ ngày 11/9/2026, Đại sứ quán ngừng tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ cấp thuộc phạm vi áp dụng. Người có giấy tờ cần xin Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ. Sau khi có Apostille hợp lệ, giấy tờ được sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm thủ tục chứng nhận tại Đại sứ quán.

Tuy nhiên, Apostille không đồng nghĩa với việc loại bỏ yêu cầu dịch thuật. Nếu giấy tờ nước ngoài không được lập bằng tiếng Việt và được sử dụng trong thủ tục yêu cầu bản tiếng Việt, người sử dụng vẫn phải thực hiện việc dịch sang tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực bản dịch theo quy định áp dụng.

Giấy tờ Việt Nam sử dụng ở nước ngoài thực hiện thế nào?

Chiều ngược lại, khi giấy tờ công do Việt Nam cấp được sử dụng tại một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam, cá nhân và tổ chức có thể đề nghị cấp Chứng nhận Apostille tại Việt Nam.

Theo thông báo của Bộ Ngoại giao, việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp Chứng nhận Apostille được triển khai từ ngày 11/9/2026 tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Bộ Ngoại giao tại Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

Sau khi giấy tờ Việt Nam được cấp Apostille hợp lệ, về nguyên tắc người sử dụng không phải tiếp tục đưa giấy tờ đến cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia tiếp nhận để thực hiện bước hợp pháp hóa lãnh sự như cơ chế trước đây, với điều kiện giấy tờ và quốc gia tiếp nhận đều thuộc phạm vi áp dụng của Công ước.

Điều này có thể giúp giảm đáng kể thời gian và số lượng thủ tục đối với người Việt Nam cần sử dụng bằng cấp, giấy khai sinh, đăng ký kết hôn hoặc các giấy tờ công khác ở nước ngoài.

Có phải mọi giấy tờ nước ngoài đều không cần Hợp pháp hóa lãnh sự?

Không.

Đây là điểm rất quan trọng để tránh hiểu nhầm rằng từ ngày 11/9/2026, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam bị xóa bỏ hoàn toàn.

Cơ chế Apostille chỉ áp dụng khi quốc gia cấp giấy tờ và quốc gia nơi giấy tờ được sử dụng có quan hệ áp dụng Công ước với nhau, đồng thời giấy tờ phải thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước.

Theo thông tin được cơ quan đại diện Việt Nam công bố, một số trường hợp vẫn phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự lập; giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan; và giấy tờ đến từ quốc gia hoặc vùng lãnh thổ không có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam.

Do đó, trước khi thực hiện hồ sơ, không nên chỉ kiểm tra xem quốc gia cấp giấy tờ có phải là thành viên Công ước Apostille hay không. Cần kiểm tra thêm Công ước có đang được áp dụng giữa quốc gia đó và Việt Nam hay không, cũng như loại giấy tờ cụ thể có thuộc phạm vi Công ước hay không.

Một số quốc gia vẫn chưa áp dụng Apostille với Việt Nam

Việc một quốc gia là thành viên Công ước Apostille không tự động có nghĩa mọi giấy tờ từ quốc gia đó đều được sử dụng tại Việt Nam theo cơ chế Apostille.

Theo thông báo của Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ vào tháng 9/2026, các trường hợp không có quan hệ áp dụng với Việt Nam được nêu gồm Đức, Áo và Cộng hòa Séc; đối với Thái Lan, thông báo nêu ngoại lệ cho giai đoạn trước ngày 28/02/2027; ngoài ra còn có Greenland thuộc Đan Mạch, Tokelau thuộc New Zealand và các quốc gia không phải thành viên Công ước.

Danh sách và thời điểm áp dụng có thể thay đổi theo quan hệ Công ước giữa Việt Nam và từng quốc gia. Vì vậy, tại thời điểm chuẩn bị hồ sơ, người thực hiện nên kiểm tra danh sách cập nhật thay vì mặc nhiên cho rằng mọi quốc gia thành viên đều áp dụng Apostille với Việt Nam.

Giấy tờ đã Hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 có phải làm lại không?

Không phải làm lại chỉ vì cơ chế Apostille bắt đầu được áp dụng.

Theo hướng dẫn của cơ quan đại diện Việt Nam, giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam và không phải thực hiện lại thủ tục dưới hình thức Apostille.

Đáng chú ý, Chứng nhận Apostille do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp trước ngày 11/9/2026 cũng có thể được tiếp nhận và sử dụng tại Việt Nam theo hướng dẫn được công bố.

Điều này giúp tránh tình trạng cá nhân hoặc doanh nghiệp phải làm lại những hồ sơ đã hoàn thành theo cơ chế cũ chỉ vì Công ước bắt đầu có hiệu lực tại Việt Nam.

Apostille mang lại lợi ích gì cho cá nhân và doanh nghiệp?

Việc Việt Nam tham gia và triển khai Công ước Apostille tạo ra thay đổi đáng kể trong việc sử dụng giấy tờ xuyên biên giới.

Trước đây, một giấy tờ có thể phải đi qua nhiều cơ quan khác nhau để hoàn tất việc chứng nhận và hợp pháp hóa trước khi được sử dụng tại quốc gia khác. Với cơ chế Apostille, trong trường hợp đáp ứng điều kiện áp dụng, chuỗi thủ tục đó được thay thế bằng một chứng nhận duy nhất.

Thay đổi này đặc biệt thuận lợi đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, nhà đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp có hoạt động xuyên biên giới, người Việt Nam học tập và làm việc ở nước ngoài, người thực hiện thủ tục kết hôn hoặc hộ tịch có yếu tố nước ngoài cũng như các tổ chức thường xuyên phải sử dụng giấy tờ công giữa nhiều quốc gia.

Ví dụ, một người nước ngoài chuẩn bị hồ sơ làm việc hoặc thực hiện thủ tục hành chính tại Việt Nam có thể cần sử dụng lý lịch tư pháp, văn bằng hoặc các giấy tờ công được cấp ở nước ngoài. Nếu giấy tờ và quốc gia cấp thuộc phạm vi áp dụng Công ước với Việt Nam, cơ chế Apostille có thể loại bỏ bước hợp pháp hóa lãnh sự vốn phải thực hiện trước đây.

Cần lưu ý gì khi sử dụng Apostille tại Việt Nam?

Điểm quan trọng nhất là Apostille không phải một hình thức “hợp pháp hóa nội dung” của giấy tờ. Nó chủ yếu xác nhận nguồn gốc của giấy tờ thông qua chữ ký, tư cách của người ký và con dấu hoặc dấu đóng có liên quan.

Một giấy tờ đã được Apostille vẫn có thể phải đáp ứng những điều kiện khác của thủ tục hành chính cụ thể tại Việt Nam, chẳng hạn yêu cầu về bản dịch tiếng Việt, công chứng hoặc chứng thực bản dịch, thời hạn của giấy tờ hoặc yêu cầu riêng của cơ quan tiếp nhận.

Đồng thời, cần xác định chính xác quốc gia liên quan có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam tại thời điểm nộp hồ sơ hay không. Đây là yếu tố quyết định việc sử dụng Apostille hay vẫn phải đi theo quy trình hợp pháp hóa lãnh sự.

Từ ngày 11/9/2026, việc Công ước Apostille có hiệu lực đối với Việt Nam đánh dấu một thay đổi quan trọng trong cơ chế công nhận giấy tờ công giữa Việt Nam và nước ngoài.

Đối với giấy tờ thuộc phạm vi Công ước và lưu thông giữa Việt Nam với quốc gia có quan hệ áp dụng, Chứng nhận Apostille về cơ bản thay thế chuỗi thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống bằng một cơ chế xác nhận duy nhất. Điều này giúp đơn giản hóa thủ tục, giảm số bước xác nhận và tạo thuận lợi hơn cho cá nhân, doanh nghiệp trong các giao dịch và thủ tục có yếu tố nước ngoài.

Tuy nhiên, không nên hiểu rằng từ ngày 11/9/2026 Việt Nam đã xóa bỏ hoàn toàn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Thủ tục này vẫn được áp dụng đối với các quốc gia, vùng lãnh thổ hoặc loại giấy tờ nằm ngoài phạm vi Công ước.

Vì vậy, trước khi chuẩn bị hồ sơ, cá nhân và doanh nghiệp nên xác định ba vấn đề: quốc gia liên quan có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam hay không, loại giấy tờ có thuộc phạm vi Công ước hay không và cơ quan tiếp nhận hồ sơ có yêu cầu dịch thuật, công chứng hoặc các điều kiện bổ sung nào khác hay không.