Ủy quyền Người đại diện theo pháp luật khi vắng mặt trên 30 ngày

Người đại diện theo pháp luật giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, bởi đây là cá nhân nhân danh doanh nghiệp thực hiện các quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch và đại diện doanh nghiệp trước cơ quan nhà nước, Trọng tài, Tòa án cũng như các tổ chức, cá nhân khác. Vì vậy, khi người đại diện theo pháp luật vắng mặt tại Việt Nam trong thời gian dài, doanh nghiệp cần có phương án ủy quyền phù hợp để bảo đảm hoạt động không bị gián đoạn.

Một trong những mốc thời gian thường được doanh nghiệp đặc biệt quan tâm là trường hợp người đại diện theo pháp luật vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày. Pháp luật doanh nghiệp hiện hành có quy định cụ thể về việc ủy quyền, trách nhiệm của người đại diện và phương án xử lý nếu doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật nhưng người này vắng mặt quá thời hạn nêu trên mà không thực hiện ủy quyền.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là ai?

Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Người này cũng đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.

Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Số lượng, chức danh quản lý cũng như quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật được xác định cụ thể trong Điều lệ công ty.

Do phạm vi quyền hạn của người đại diện theo pháp luật thường liên quan trực tiếp đến việc ký kết hợp đồng, thực hiện giao dịch, làm việc với cơ quan quản lý nhà nước và giải quyết các vấn đề pháp lý của doanh nghiệp, việc người này vắng mặt kéo dài có thể ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động của công ty nếu không có cơ chế ủy quyền hoặc thay thế phù hợp.

Có bắt buộc ủy quyền khi Người đại diện theo pháp luật vắng mặt trên 30 ngày?

Điểm cần lưu ý là quy định pháp luật không nên được hiểu đơn giản rằng chỉ khi “vắng mặt trên 30 ngày” thì người đại diện theo pháp luật mới phải thực hiện ủy quyền.

Theo khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi doanh nghiệp chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam và người này xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho một cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.

Như vậy, nghĩa vụ ủy quyền trong trường hợp này gắn với việc người đại diện theo pháp luật duy nhất cư trú tại Việt Nam xuất cảnh, chứ không phải chờ đến khi thời gian vắng mặt vượt quá 30 ngày mới tiến hành ủy quyền.

Mốc 30 ngày đặc biệt quan trọng đối với trường hợp doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày nhưng không ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Khi đó, chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị phải thực hiện việc cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty theo quy định.

Điều kiện đối với người được ủy quyền

Khi thuộc trường hợp phải ủy quyền theo khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, việc ủy quyền phải được lập bằng văn bản và người nhận ủy quyền phải là cá nhân cư trú tại Việt Nam.

Doanh nghiệp nên lựa chọn người có đủ năng lực, hiểu hoạt động của công ty và có khả năng thực hiện các giao dịch cần thiết trong thời gian người đại diện theo pháp luật vắng mặt.

Văn bản ủy quyền cũng cần quy định rõ phạm vi quyền hạn. Tùy nhu cầu thực tế, người được ủy quyền có thể được giao thực hiện một số hoặc toàn bộ công việc thuộc quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong thời gian ủy quyền.

Các nội dung thường cần xác định rõ gồm thông tin của doanh nghiệp; thông tin người ủy quyền và người được ủy quyền; căn cứ ủy quyền; phạm vi công việc; thời hạn ủy quyền; quyền và nghĩa vụ của các bên; cơ chế ký kết hồ sơ, hợp đồng và giao dịch; thời điểm chấm dứt ủy quyền và chữ ký của các bên liên quan.

Đặc biệt, phạm vi ủy quyền cần được xây dựng đủ rõ để tránh tình trạng người được ủy quyền ký hợp đồng hoặc thực hiện giao dịch vượt quá thẩm quyền được giao.

Người đại diện theo pháp luật có hết trách nhiệm sau khi ủy quyền không?

Câu trả lời là không.

Luật Doanh nghiệp quy định trong trường hợp người đại diện theo pháp luật thực hiện việc ủy quyền khi xuất cảnh, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Do đó, doanh nghiệp không nên xem văn bản ủy quyền là phương thức chuyển toàn bộ trách nhiệm pháp lý từ người đại diện sang người được ủy quyền.

Trên thực tế, trước khi ký văn bản ủy quyền, doanh nghiệp nên xác định cụ thể những giao dịch mà người được ủy quyền được phép thực hiện, hạn mức ký kết hợp đồng, quyền sử dụng tài khoản hoặc tài sản của doanh nghiệp nếu có, quyền làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác và các cơ quan quản lý nhà nước.

Nếu thời hạn ủy quyền hết nhưng Người đại diện chưa trở lại Việt Nam thì sao?

Đây là tình huống doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi dự kiến thời gian công tác hoặc cư trú ở nước ngoài của người đại diện kéo dài.

Theo khoản 4 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, nếu hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện theo pháp luật chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì pháp luật đã quy định cơ chế để tránh khoảng trống trong hoạt động đại diện.

Đối với doanh nghiệp tư nhân, người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật cho đến khi người đại diện theo pháp luật trở lại làm việc tại doanh nghiệp.

Đối với công ty TNHH, công ty cổ phần và công ty hợp danh, người được ủy quyền tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật cho đến khi người đại diện trở lại làm việc hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Quy định này giúp doanh nghiệp duy trì khả năng thực hiện các giao dịch và công việc pháp lý ngay cả khi thời gian vắng mặt thực tế kéo dài hơn dự kiến ban đầu.

Vắng mặt trên 30 ngày nhưng không ủy quyền có rủi ro gì?

Đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật, nếu người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị phải cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty, trừ trường hợp đặc thù được pháp luật quy định.

Ngoài vấn đề tuân thủ quy định pháp luật, việc không chuẩn bị ủy quyền còn có thể tạo ra nhiều khó khăn thực tế cho doanh nghiệp. Hợp đồng có thể không được ký đúng thời hạn, hồ sơ với cơ quan nhà nước có thể bị chậm xử lý, giao dịch ngân hàng có thể gặp trở ngại hoặc doanh nghiệp không có người đủ thẩm quyền giải quyết các vấn đề phát sinh.

Rủi ro còn lớn hơn đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, khi người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài và thường xuyên công tác hoặc cư trú ngoài Việt Nam.

Doanh nghiệp có phải đăng ký người được ủy quyền thành Người đại diện theo pháp luật không?

Cần phân biệt giữa ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật và thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Việc một cá nhân được ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ trong thời gian người đại diện theo pháp luật xuất cảnh không đồng nghĩa cá nhân đó tự động trở thành người đại diện theo pháp luật được đăng ký của doanh nghiệp.

Ngược lại, nếu chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị quyết định cử một cá nhân khác chính thức làm người đại diện theo pháp luật thì doanh nghiệp cần xem xét thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định hiện hành.

Việc phân biệt hai trường hợp này rất quan trọng, bởi phạm vi quyền, trách nhiệm và thủ tục pháp lý áp dụng không hoàn toàn giống nhau.

Những lưu ý khi lập văn bản ủy quyền

Để hạn chế tranh chấp và bảo đảm hoạt động doanh nghiệp diễn ra liên tục, văn bản ủy quyền không nên chỉ ghi chung chung rằng người được ủy quyền “thay mặt người đại diện theo pháp luật giải quyết mọi công việc”.

Doanh nghiệp nên rà soát Điều lệ, quy chế tài chính, quy chế phân quyền và các quy định nội bộ trước khi xác định phạm vi ủy quyền. Đối với những giao dịch có giá trị lớn, có thể quy định hạn mức hoặc yêu cầu thêm nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị.

Nếu người được ủy quyền cần làm việc với ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc đối tác lớn, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra trước yêu cầu riêng của từng đơn vị về hình thức văn bản, chữ ký, con dấu, chứng thực hoặc các tài liệu kèm theo.

Đối với doanh nghiệp FDI, việc chuẩn bị văn bản ủy quyền song ngữ Việt – Anh có thể thuận tiện hơn trong quản trị nội bộ, đặc biệt khi người đại diện theo pháp luật hoặc công ty mẹ ở nước ngoài tham gia phê duyệt hồ sơ.

Quy trình doanh nghiệp nên thực hiện trước khi Người đại diện vắng mặt dài ngày

Trước khi người đại diện theo pháp luật xuất cảnh hoặc dự kiến vắng mặt dài ngày, doanh nghiệp nên kiểm tra số lượng người đại diện theo pháp luật hiện có và xác định có còn ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam hay không.

Nếu chỉ còn một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam và người này chuẩn bị xuất cảnh, doanh nghiệp cần lập văn bản ủy quyền cho một cá nhân cư trú tại Việt Nam.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định rõ thời gian, phạm vi và giới hạn ủy quyền; bàn giao hồ sơ, tài liệu và công việc cần thiết; đồng thời thông báo cho các bộ phận liên quan, ngân hàng hoặc đối tác khi cần.

Trong thời gian ủy quyền, doanh nghiệp nên duy trì cơ chế báo cáo và phê duyệt nội bộ đối với các giao dịch quan trọng nhằm kiểm soát rủi ro phát sinh.

Ủy quyền khi người đại diện theo pháp luật vắng mặt không chỉ là vấn đề thủ tục mà còn là biện pháp bảo đảm hoạt động liên tục và an toàn pháp lý cho doanh nghiệp.

Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải luôn bảo đảm có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam và người này xuất cảnh, phải thực hiện ủy quyền bằng văn bản cho một cá nhân khác cư trú tại Việt Nam. Người đại diện theo pháp luật vẫn chịu trách nhiệm đối với các quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Đặc biệt, doanh nghiệp không nên hiểu mốc 30 ngày là thời điểm mới phát sinh nghĩa vụ ủy quyền. Nếu doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này đã vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không có ủy quyền phù hợp, doanh nghiệp phải xử lý theo cơ chế cử người khác làm người đại diện theo pháp luật theo quy định.

Vì vậy, đối với các doanh nghiệp có người đại diện thường xuyên đi công tác hoặc cư trú ở nước ngoài, nhất là doanh nghiệp FDI, việc xây dựng trước cơ chế ủy quyền, phân quyền và bàn giao công việc là giải pháp cần thiết để hạn chế rủi ro pháp lý và tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Xem thêm: Công ty trách nhiệm hữu hạn có được đăng ký nhiều người đại diện theo pháp luật không?